Für den Macher ist klar: Inspiration entsteht aus dem Chaos. Deshalb ist sein Arbeitsplatz ein Schlachtfeld. Akten, Sichtmäppchen und Prospekte liegen auf und unter dem Schreibtisch. «Der Macher-Typ braucht das Durcheinander, um zu demonstrieren, wie gut er sich in chaotischen Situationen zurechtfindet», sagt die deutsche Unternehmensberaterin und Buchautorin Hannelore Fritz. Dank seinem guten Gedächtnis könne er die meisten Unterlagen mit einem Handgriff aus einem Stapel ziehen – oder auch nicht. Dann gehe das grosse Suchen los.

Der Macher ist einer von vier Schreibtisch-Typen, die Fritz in ihrer langjährigen Beratungstätigkeit angetroffen hat. Für alle gilt: Zeig mir deinen Schreibtisch, und ich sage dir, wer du bist. Da gebe es zum Beispiel den Kreativen. Auch bei ihm herrscht Chaosgefahr. «Der Kreative zieht Arbeit an wie ein Staubsauger und ist überzeugt, alles schaffen zu können», so Fritz. «Weil er ständig von Projekt zu Projekt hüpft, hat er nie Zeit, seine Unterlagen zu ordnen.» Wenn er sich doch einmal ans Aufräumen macht, verschiebt er einfach die ganzen Papierstapel in die Schublade und hofft, dass sich keine wichtigen Unterlagen dazwischen versteckt haben.

«Unordnung ist nicht gottgewollt»

Solcherlei Chaos am Arbeitsplatz kostet – Geld wegen verpasster Fristen, aber auch Nerven für die Suche nach Dokumenten, die in den Untiefen der Papierfluten versunken sind. Christa Beer, die in Deutschland seit Jahren professionell für Ordnung auf privaten und geschäftlichen Schreibtischen sorgt, illustriert das an einem simplen Rechenbeispiel: «Wenn man pro Tag bloss fünf mal fünf Minuten nach einem Schriftstück suchen muss, dann sind das pro Tag bereits 25 Minuten. Auf das Jahr hochgerechnet verbringt man so volle elf Tage mit Suchen.» Also Dutzende von unnötigen Überstunden, die man entspannt zu Hause oder mit Kollegen in einer Bar hätte verbringen können.

Solche Probleme kennen die beiden anderen Ordnungs-Typen nicht. Da gibt es den Planer, der seine Ordner und Arbeitsmappen akkurat beschriftet. Oder den wesensverwandten Sorgfalts-Typen, der sich durch nichts aus der Ruhe bringen lässt und die Papierstapel auf seinem Pult nach einer ausgeklügelten Prioritätenliste abarbeitet. Mit Aufräumen haben diese beiden Typen kein Problem. Eher mit Neuerungen – und mit den Arbeitskollegen, die sie mit ihrer umsichtigen Langsamkeit zur Weissglut treiben.

Trotzdem: Die Meinung, dass nur Spiesser Ordnung halten und kreative Köpfe sich durch das Chaos inspirieren lassen, lässt Expertin Hannelore Fritz nicht gelten. «Wer immer in Papierbergen wühlen muss, belastet sich ständig mit unnützen Informationen. In der heutigen Arbeitswelt muss man den Kopf frei haben, um kreativ sein zu können», stellt sie fest. Und das Aufräumen lässt sich lernen. Dazu müsse man zuerst erkennen, «dass die Unordnung im Büro nicht gottgewollt ist», meint Christa Beer. Für sie ist klar, dass man dagegen etwas tun sollte.

Zumal der Einzug der Computer in den Büroalltag nicht, wie erhofft, das papierlose Büro gebracht hat. Im Gegenteil: «Seit dem Aufkommen der E-Mail fallen in grösseren Unternehmen pro Monat bis zu 50'000 Blatt Papier zusätzlich an», erklärt die Frankfurter Unternehmensberaterin Edith Stork. Oft werden die auch noch gelocht und abgelegt. Für Stork ein Graus: «Das sollte ausgeschlossen sein.» Mails werden besser im Computer verwaltet.

Ordnung nütze nicht nur dem einzelnen Angestellten, sondern liege im Interesse des ganzen Betriebs, so Stork weiter. «Wenn man 100 Mitarbeiter hat, hat man 100 verschiedene Ablageformen», sagt die Unternehmensberaterin. «Die meisten Personen sehen ihren Arbeitsplatz als persönliches Reich an und sagen: ‹Ich finde an meinem Platz alles.› Aber wenn sie dann mal krank oder im Urlaub sind, können ihre Kollegen mit Suchen anfangen.»

Raum für Kreativität schaffen

Nur: Wie schafft man Ordnung? «Wenn ich zu einem Kunden gehe, trennen wir zuerst gemeinsam Wichtiges von Unwichtigem», berichtet die Berufs-Aufräumerin Christa Beer. «Alles, was nicht mehr gebraucht wird, wird sofort weggeworfen.» Anschliessend wird eingeordnet. Beer empfiehlt, alle Schriftstücke in drei Ablagebereiche einzuteilen und mit Farben zu markieren (siehe unten: «Ordnung schafft Effizienz»). Ordner sind von aussen so beschriftet, dass die Bezeichnungen vom Arbeitsplatz aus lesbar sind. Auch im Inneren der Ordner herrscht Übersicht: Durch ein Inhaltsverzeichnis, farbige Zwischenblätter sowie eine alphabetische und chronologische Ordnung weiss man genau, wo welches Schriftstück eingeordnet wurde.

Und der Lohn des Ganzen: mehr Platz, ein befreites Gefühl und wieder Raum für Kreativität. «Unordnung ist Stress», ist Christa Beer überzeugt. «Ein Büro sollte eine Atmosphäre vermitteln, in der man sich wohl fühlt – und das ist in aufgeräumten Büros eher der Fall.» Beer berichtet von Leuten, die nach dem grossen Aufräumen befreit pfeifend durchs Büro gingen. Oder die jeweils am Abend das Büro eine halbe Stunde früher verliessen – und das bei gleicher Produktivität.

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Ordnung schafft Effizienz

  • Der Grundsatz beim Aufräumen: ganz oder gar nicht. Es gibt ebenso wenig ein bisschen Ordnung, wie jemand ein bisschen schwanger sein kann.
  • Wegwerfen: Der Papierkorb ist die Seele der Ordnung. Alles, was man nicht mehr braucht oder schon lange nicht mehr in den Fingern hatte, wird weggeschmissen.
  • Sortieren: Alle Unterlagen werden in drei Teilgebiete eingeordnet, die zur besseren Übersicht mit Farbe gekennzeichnet sind: Orange wird beispielsweise alles, mit dem man Geld verdient – also Infos zur Dienstleistung oder zum Produkt, das man anbietet. Grün sind die Ordner, in denen die Unterlagen für die Selbstverwaltung einer Firma eingeordnet sind: Steuerunterlagen, Personaldaten oder Rechnungen für Büromaterial. Schwarz als Farbe für die Dokumentation: Bildmaterial, Kataloge, Fachliteratur. Damit man sich in der Dokumentation zurechtfindet, sollten die einzelnen Akten in einer Computerdatenbank oder auf Karteikarten eingetragen werden.
  • Klarheit schaffen: Beim Beschriften keine Begriffe wie «Allgemeines» oder «Diverses» verwenden – das sind schwarze Löcher, in denen Papier auf Nimmerwiedersehen verschwindet.
  • Alphabetisch ordnen: Für Ordner und Dossiers die alphabetische Ordnung einhalten, und zwar innen und aussen.
  • Ordnung halten: Keine Ordnung bleibt für immer perfekt. Die Unterlagen müssen regelmässig durchgesehen werden. Was nicht mehr benötigt wird, wandert in den Papierkorb.