Das Telefon klingelt ununterbrochen. Die Zahl der eingehenden E-Mails schlägt alle Rekorde. Der Bürokollege ist krank, der Chef in den Ferien. Auf dem Tisch stapeln sich die Dossiers, die bis morgen erledigt sein müssen. Und für den Nachmittag ist auch noch eine Sitzung angesagt, die vorbereitet sein will. Die Zeit läuft davon.

Ein bekanntes Phänomen: Vier Fünftel aller Vorgesetzten leiden heute unter den Störungen des vegetativen Nervensystems als Folge der immer grösser werdenden Leistungsanforderungen, wie eine Langzeitstudie des Instituts für Arbeitshygiene in Karlsruhe ergeben hat. «Von den heutigen Führungskräften wird ein unglaublich hohes Mass an Flexibilität verlangt. Sie müssen überall erreichbar sein, und zwar meistens dort, wo sie gerade nicht sind», sagt Johannes Cwalina, Unternehmensberater und Seelsorger für Hilfe suchende Manager aus Riehen BS.

Der Weg zu einem anderen Umgang mit der Zeit und somit zu weniger Stress führt über die Analyse der verschiedenen Stressquellen und Zeitkiller im beruflichen sowie im privaten Leben. «Einer der Gründe, weshalb viele Menschen in Zeitstress kommen, ist die falsche Einschätzung der notwendigen Leistungsfähigkeit», sagt Otto Buchegger, deutscher Buchautor und Berater für Lebensfragen.

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Unnötige Arbeiten rauben Zeit

Zeitstress entsteht oft unbemerkt: Fährt ein Mann mit 100 Kilometern pro Stunde von A ins 100 Kilometer entfernte B, wird er dazu eine Stunde benötigen. Zeigt der Tacho jedoch 54 Minuten lang nur 90 Kilometer pro Stunde an, müsste er in den restlichen sechs Minuten mit Tempo 190 unterwegs sein, um noch rechtzeitig ans Ziel zu kommen. Hier entsteht der Stress.

Otto Buchegger: «Ohne Puffer führt schon die kleinste Verzögerung zum Stress. Man kann deshalb auch nicht planen, genau pünktlich zu sein. Man kann immer nur planen, vorher da zu sein und einen Puffer zu haben, in dem man warten muss. Wer plant, pünktlich zu sein, wird im Normalfall zu spät kommen.»

Zu den grössten Zeitfressern gehören unnötige Arbeiten, die durch Chaos, Mangel an Zielen und Plänen sowie durch ständig neue Prioritäten entstehen. «Zehn bis 15 Prozent der Arbeitszeit gehen mit Suchen, Finden, Neuausdrucken und Ersetzen weg», sagt Edith Stork, Autorin des Buchs «Logistik im Büro». Ordnung am Arbeitsplatz hilft, dass sich die Angestellten mehr entfalten und ihre Zeit für gewinnbringende Arbeiten einsetzen können. Stark belastet wird das Zeitkonto von E-Mails, die über Online-Empfang eintreffen und die Arbeit unterbrechen. Besser wäre es, nur zwei- bis dreimal pro Tag die elektronische Post abzufragen.

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Viel Zeit geht auch durch falsches Aufteilen und Zerstückeln der Arbeit verloren. «Wer gleichartige Tätigkeiten zusammenfasst, braucht nur einmal die Planungsarbeit und die Aufräumphase zu machen und spart dadurch viel Zeit», rät Otto Buchegger.

«Ich verzögere, also bin ich»

Einen neuen Umgang mit dem wertvollen Gut strebt auch der 1990 in Österreich gegründete Verein zur Verzögerung der Zeit an. Die Vereinsmitglieder geben dem Beschleunigungs- und Gleichzeitigkeitswahn bewusst Gegensteuer, nach dem Motto: «Ich verzögere, also bin ich!»

Walter Bürki aus Brütten ZH, Koordinator der Schweizer Sektion und Unternehmensberater, plädiert dafür, Prioritäten zu setzen und auch mal begründet Nein zu sagen. «Ich überlege mir jeweils am Vortag, was ich morgen machen will, und notiere mir zwei bis drei Punkte auf einem Fresszettel. Bei allen Tätigkeiten frage ich mich: ‹Tut mir das gut? Ist das sinnvoll? Was ist mir wichtig?›» Die anstehenden Arbeiten sollten in Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben eingeteilt werden; an oberster Stelle stehen die Muss-Aufgaben. «In der heutigen Zeit braucht es Mut, Prioritäten zu setzen und die Zeithoheit zurückzugewinnen», findet Bürki. «Im schlimmsten Fall kommt man zum Schluss, dass die jetzige Anstellung oder Partnerschaft aus diesem Blickwinkel heraus nicht mehr tragbar sind.»

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Damit die Zeit nicht zum Stressfaktor wird, empfiehlt der Basler Shiatsu-Therapeut Peter Itin, Rituale in den Alltag einzubauen. Dazu gehören regelmässige Pausen, Spaziergänge, Zeitungslektüre oder Telefonate. «Bei anstrengenden Arbeiten am Computer erinnert mich ein Wecker jede Stunde daran, eine Pause einzulegen», so Itin. Weiter sollten Stressgeplagte vom Ziel absehen, alles noch bis zum Abend erledigen zu wollen. «Am Computer ist die Arbeit nie fertig. Akzeptieren Sie Grenzen. Verlangen Sie nicht zu viel von sich.»

Delegieren hilft ebenfalls, Stress zu verhindern. Die Arbeit wird auf mehrere Schultern verteilt, damit der Einzelne nicht unter der Arbeitslast zusammenbricht. Stress muss jedoch nicht nur negativ sein: Von einem «guten Stress» sprechen die Fachleute, wenn er zwischen An- und Entspannung pulsiert. Dann steigert er sogar Kreativität und Leistungsfähigkeit.

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