Gewissensfrage: Was tun Sie, wenn Sie in der Kantine aufs Mittagessen warten?
A: Sie nutzen das Päuschen und plaudern mit den Kollegen.
B: Sie arbeiten auf dem Taschencomputer E-Mails ab und machen schon mal die nächsten Termine fix.

Wenn Letzteres zutrifft, leiden Sie laut Zeitmanagement-Experte und Buchautor Lothar Seiwert höchstwahrscheinlich an der «Blackberry-Krankheit». Diese trifft längst nicht mehr nur gestresste Manager. Typisches Symptom: der Zwang, immer und überall erreichbar zu sein.

Moderne Kommunikationsmittel sollen helfen, Zeit zu sparen. Aber sie können zu fiesen Zeitdieben werden, wenn man sie keine Sekunde mehr aus den Augen lässt. Das Tückische: «Wer immer auf Empfang ist, gibt dem Impuls nach, stets die neuesten Nachrichten abzurufen und auch gleich darauf zu antworten», sagt der Zürcher Arbeitspsychologe Cornelius König. Das hat vor allem am Arbeitsplatz Folgen. Beschäftigte, die häufig aus ihren Aufgaben gerissen werden, machen mehr Fehler. Zudem kommen viele vor lauter Unterbrüchen nicht mehr zu dem, was sie eigentlich erledigen müssten. Und diese Zeitnot führt im schlimmsten Fall zu Dauerstress.

Alle elf Minuten kommts zur Störung
Viele Berufstätige sind laut Lothar Seiwert durch die ständigen Unterbrechungen so genervt, dass sie wichtige Arbeiten nach Feierabend oder am Wochenende erledigen. Im Schnitt bleiben elf Minuten, um unbehelligt an einer Aufgabe zu arbeiten, dann kommt die nächste Störung - das Telefon klingelt, in der Mailbox blinkt es, jemand schickt eine SMS, die nächste Besprechung steht an, Kollegen halten einen mit Small Talk auf. Nach jedem Unterbruch braucht man acht Minuten, bis man sich wieder in seine Aufgabe vertieft hat. Bis zur nächsten Störung sind damit gerade drei Minuten effektive Arbeitszeit übrig. Ergo: «Viele sind es gar nicht mehr gewohnt, längere Zeit konzentriert an einer Sache zu arbeiten», sagt Seiwert. Das wiederum führt oft zu einer weiteren zeitfressenden Angewohnheit: Man ist für jede Ablenkung dankbar und unterbricht sich selbst - vor allem wenn man unliebsame Aufgaben erledigen muss. Wohl wissend, dass einem die Zeit dann fehlen wird.

Überhastete Entscheide und Fehler
Was tun? Sich nicht ins Schicksal fügen. «Wir haben es in der Hand, das Beste aus unserer Zeit zu machen», ist Seiwert überzeugt. Das bedeute nicht, immer mehr Aufgaben in immer kürzerer Zeit zu erledigen. Im Gegenteil: Es gehe darum, seine Kräfte gezielt einzusetzen und sich auf das zu konzentrieren, was einem wichtig ist. Wer das erreichen will, kommt ums Planen und eine gute Arbeitstechnik nicht herum (siehe Box «Pläne, Prioritäten, Pausen»). Laut Arbeitspsychologe König würde es zudem schon viel bringen, wenn es in Betrieben «stille Stunden» gäbe: Man sollte einmal am Tag den Anrufbeantworter ein- und die Mailbox ausschalten.

Voraussetzung: Chefs sollten sich von der Doktrin verabschieden, dass auf jede ihrer Anfragen subito die Antwort zu folgen hat. König plädiert für mehr Besonnenheit: «Die allgemeine Beschleunigung im Arbeitsleben führt zu überhasteten und fehlerhaften Entscheidungen.» Daraus entstünden Folgeprobleme, die unter Zeitdruck ausgebügelt werden müssen. «Auch diese Schadensbegrenzung frisst Zeit.»

Anzeige

So gewinnen Sie Zeit für das, was wirklich wichtig ist

  • Gutes Zeitmanagement lebt von kleinen Schritten. Diese sollten Sie aber konsequent durchhalten. Sie können sich beispielsweise vornehmen, vormittags nicht im Internet zu surfen. Oder immer erst eine Aufgabe zu erledigen, bevor Sie die nächste anfangen. Und wenn etwas nicht in Ihren Plan passt, sagen Sie ruhig öfter mal nein. Nützlich ist zudem Ordnung am Arbeitsplatz - wer ständig Arbeitsutensilien und Unterlagen sucht, vergeudet viel Zeit.
  • Wer kein klares Ziel hat und zu viel auf einmal erledigen will, verzettelt sich in Kleinkram und verliert das Wichtige aus den Augen. Deshalb: Planen Sie jeden Tag sorgfältig - das braucht nicht mehr als ein paar Minuten. Bewährt hat sich dafür die ALPEN-Methode:
    • A wie Aufgaben eintragen - alles, was zu tun ist, in einen Tagesplan schreiben.
    • L wie Länge der Aufgaben einschätzen.
    • P wie Pufferzeiten für Unvorhergesehenes und Unterbrechungen reservieren.
    • E wie Entscheidungen treffen - setzen Sie täglich Prioritäten und delegieren Sie die Dinge, die Sie nicht selbst erledigen müssen.
    • N wie Nachkontrolle - abends wird Bilanz gezogen. Was nicht erledigt ist, kommt auf die Liste für den nächsten Tag.

  • Simple Hilfsmittel vereinfachen den Alltag; etwa die gute alte To-do-Liste. Dazu der Zürcher Arbeitspsychologe Cornelius König: «Sie ist überall und immer anwendbar. Und Erledigtes durchzustreichen gibt einem die Genugtuung, etwas geschafft zu haben.» Aber aufgepasst: Viele To-do-Listen sind derart überfrachtet, dass schon ein Blick darauf reicht, um in Hektik zu verfallen. Daher: beherzt entschlacken!
  • Zu den übelsten Zeitfressern zählen Besprechungen und Sitzungen. Sie werden erträglich kurz, wenn man vorbereitet erscheint, die Redezeiten begrenzt und die Besprechung im Stehen abhält.
  • Schalten Sie Ihren Mail-Alarm aus. Der Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert ist da konsequent: «Ob ein einfaches Beep-Beep oder nur ein optisches Signal - jede noch so unwichtige Nachricht bringt uns aus dem Konzept.» Es ist unnötig, jede Mail sofort zu lesen. Nichts kostet mehr Zeit, als etwas nur mit halber Aufmerksamkeit zu erledigen, weil man gleichzeitig mit seiner digitalen Post beschäftigt ist. Bearbeiten Sie Ihre Mails en bloc, beispielsweise nur morgens, mittags und abends. Investieren Sie pro Mail möglichst nicht mehr als zwei Minuten. Entscheiden Sie sofort, ob Sie reagieren, archivieren oder löschen. Und wenn Sie antworten: Fassen Sie sich kurz und schreiben Sie keine unnötigen Nachrichten. Telefonieren ist oft schneller und sinnvoller.
  • Wer Aufgaben bündelt, verzettelt sich weniger: Für Telefonate oder Kundengespräche bestimmte Zeiten einplanen.
  • Ihre Tage dürfen nicht nur aus Arbeit bestehen. Reservieren Sie Zeit für Erholung. Verplanen Sie Ihre Freizeit aber nicht gänzlich und hetzen Sie nach Feierabend nicht von einer Aktivität zur nächsten. Nehmen Sie sich die Freiheit, auch mal faul zu sein und eine Einladung abzusagen. Experte Seiwert: «Es ist wichtig, Stress zu unterbrechen und entspannende Rituale im Alltag zu verankern.» Die Tasse Milchkaffee morgens um zehn, der kurze Spaziergang nach Feierabend oder die Lektüre vor dem Schlafengehen: So schafft man sich Ruheinseln.