Ehe der Vormundschaftsbeamte in die Tasten greift, denkt er sich: «Mann, du gehst mir auf den Geist!» Grad so kann er es aber nicht formulieren, schliesslich amtet er in offizieller Mission. Also schreibt er: «Sie haben uns schon wieder mit einem Schreiben ‹beglückt›.» Natürlich bringt auch das den Adressaten auf die Palme.

Amtliche Schreiben verärgern Bürger oft, weil sie in einer hölzernen Verwaltungssprache abgefasst sind – und somit für die Empfänger häufig unverständlich. Mischen sich dann noch emotionale Befindlichkeiten zwischen die Zeilen oder verkennt der Absender, wie sensibel der Inhalt ist, wirken Behördenbriefe gar brüskierend. Im Herbst 2003 sagte deshalb der Sprachdienst der Bundeskanzlei den unbedachten sprachlichen Tiefschlägen aus der Verwaltung den Kampf an und lancierte die «Aktion Behördenbriefe». Der Beobachter agierte dabei als Geburtshelfer, indem er die Leserschaft aufforderte, missglückte amtliche Schreiben zu melden.

Von hektischer Aktivität auf der Bundeskanzlei kann nicht die Rede sein: Es dauerte sechseinhalb Jahre, ehe nun der Leitfaden «Behördenbriefe: persönlich – sachgerecht – verständlich» vorliegt. Die zwölfseitige Broschüre mit Erweiterung im Internet gibt Angestellten der öffentlichen Verwaltung Tipps, wie ihre Informationen oder Verfügungen bei den Bürgern nicht nur physisch ankommen. Die Verfasser sollen sich an drei Schlüsselfragen orientieren: Wem schreibe ich? Was schreibe ich? Wie schreibe ich?

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«Ihr Brief wird von einer Person gelesen»

Die Erläuterungen dazu hören sich zum Teil banal an («Ihr Brief wird nicht von einer Akte oder einer Nummer gelesen, sondern von einer realen Person»), doch gibt es im Einzelfall ja auch noch allerhand aufzuholen. Etwa bei dieser Erläuterung eines Bundesamts in astreinem Amtsdeutsch: «Deshalb besteht keine beachtliche Wahrscheinlichkeit, dass sich die Befürchtungen des Gesuchstellers, er werde verhaftet und verschwinden gelassen, mit beachtlicher Wahrscheinlichkeit verwirklichen kann.»

Verstanden? Nein? Eben.

Leitfaden «Behördenbriefe» auf der Website der Bundeskanzlei: www.bk.admin.ch