Agenda: Büro für die Westentasche
Die klassische Agenda erhält Konkurrenz von elektronischen Terminplanern. Der Beobachter sagt, worauf beim Kauf zwingend zu achten ist.
Veröffentlicht am 10. August 2000 - 00:00 Uhr
Gemütlich sitzen die vier Kolleginnen im Restaurant, schwatzen und trinken Kaffee. Bevor sie sich verabschieden, wollen sie einen Termin für ihr nächstes Treffen vereinbaren. Eine der Frauen holt ihre Agenda aus der Umhängetasche, die anderen drei greifen in die Jackentasche und zücken ihre elektronischen Terminplaner. Eine Zukunftsvision? Nein, Alltag: Die handlichen Geräte – Handheld, PDA oder Palmtop genannt – finden nicht nur in den Sitzungszimmern der Chefetagen Anklang, sondern auch in der breiten Bevölkerung.
«Palmtops werden bald die klassische Papieragenda ablösen», glaubt Marc Heinrich, Entwicklungsmanager beim Hersteller Palm. Doch kann man in Zukunft das lieb gewonnene Terminbüchlein wirklich getrost ins Altpapier werfen? Für wen eignen sich die Palmtops? Vereinfachen oder komplizieren sie den Alltag? Der Beobachter hat während zweier Wochen die Probe aufs Exempel gemacht und verschiedene Geräte im Büroalltag ausprobiert.
Agenda und Handy kombiniert
Zwei Kategorien sind heute auf dem Markt: Die einfacheren Geräte kosten zwischen 400 und 700 Franken und kommen ohne Tastatur aus. Ihr Kernstück ist ein Touchscreen-Bildschirm, wie man ihn von den Billettautomaten der SBB kennt. Statt mit den Fingern wird er mit einem kleinen Stift bedient, der die Funktion einer Computermaus hat. Die grösseren Geräte im Segment bis 1000 Franken sind zusätzlich mit einer kleinen Tastatur ausgerüstet, die teilweise sogar mit dem Zehnfingersystem bedient werden kann.
«Der Entscheid, ob man ein Gerät mit oder ohne Tastatur kauft, hängt vom Einsatzbereich ab», sagt Ruedi Baer von Mobilezone, einem der grösseren Vertreiber von Palmtops in der Schweiz. Wer unterwegs viel schreiben muss, wählt mit Vorteil ein Tastaturmodell, das meist auch über einfache Textverarbeitungs- und Kalkulationsprogramme verfügt.
Für beide Kategorien gilt: Die Skala der Nutzungsmöglichkeiten ist nach oben offen. Sie beginnt mit den einfachen Grundfunktionen, die sämtliche Geräte besitzen: Agenda, Taschenrechner, Adresskartei, Kalender. Mit den exklusiveren Geräten können auch E-Mails empfangen und verschickt werden – allerdings nur in Kombination mit einem Handy oder einem stationären Modem.
Stark im Trend liegen Kombigeräte, die Handy und Palmtop in einem sind. Der Communicator von Nokia etwa ist bereits auf dem Markt, ein Modell von Ericsson wird folgen. Und die Hersteller von elektronischen Agenden gehen immer weiter: So werden demnächst Palmtops mit integriertem MP3-Player zum Musikhören auf den Markt kommen.
Auch Spielernaturen kommen auf ihre Kosten: Tausende von Spielprogrammen sind erhältlich. «Ein beachtlicher Teil der Palmtop-Käufer nutzt das Gerät oft zum Spielen», sagt Palm-Mann Marc Heinrich. Ernster nehmen es dagegen Firmen, die speziell auf sie zugeschnittene Software entwickeln und auf Palmtops installieren lassen. Vertreter des Automobilherstellers BMW zum Beispiel rufen heute Preis- und Stücklisten direkt auf ihrer elektronischen Agenda ab, statt schwere Ordner mit sich herumzuschleppen.
Doch nicht nur Aussendienstmitarbeiter wissen die Palmtop-Vorteile zu schätzen. Die Verantwortlichen der Computerladenkette Portable Shop haben die Käuferschaft von elektronischen Agenden in fünf Gruppen eingeteilt: Manager, Techniker, Computerfreaks, Studenten und Private. Grund für die rasche Verbreitung der Geräte ist die leichte Bedienbarkeit. Wer ein wenig Erfahrung mit einem Computer hat, kann die Bedienungsanleitung zum Altpapier legen.
Dennoch haben Palmtops auch gewisse Nachteile: Das Eintragen eines Termins beispielsweise erfordert je nach Modell bis zu drei Programmschritte. Wer ein Gerät ohne Tastatur besitzt, muss den Text mit Hilfe des elektronischen Stifts und einer speziellen Schrift schreiben – denn nur diese kann die elektronische Agenda in Druckbuchstaben umsetzen. Manche Geräte blenden eine kleine Tastatur ein, die der Benutzer Buchstabe für Buchstabe mit dem Stift antippen muss.
Auch der Kalender ist bei vielen kleinen Geräten nicht über alle Zweifel erhaben: Die Darstellung der Wochenübersicht ist rudimentär. Für einen guten Uberblick über die Termine ist der Palmtop-Besitzer gezwungen, immer wieder zwischen Tages- und Wochenfunktion hin und her zu springen. Die Papieragenda mit einer Woche pro Doppelseite bietet da wesentlich mehr Komfort. Uber eine detaillierte Wochenübersicht verfügen unter den Palmtops nur die grossen Geräte mit Tastatur.
Ärger mit der Software
Müssen hingegen Termine geändert werden, haben die elektronischen Agenden die Nase vorn: Statt durchzustreichen, löscht man einfach. Und wer bereits eine Agenda und eine Adresskartei im Computer führt, wie das bei grösseren Firmen der Fall ist, wird an den Palmtops ebenfalls Gefallen finden. Denn die Geräte ermöglichen den Datenabgleich mit einem PC via Kabel oder Infrarotverbindung. Synchronisation nennt sich dieser Vorgang in der Fachsprache. So hat der Benutzer unterwegs immer alle Adressen und eine aktuelle Agenda dabei.
Einziges Problem: Die Software muss zuerst auf dem PC installiert werden. Und wie bei vielen Softwareprodukten ist dieser Vorgang wesentlich komplizierter, als es die Anleitung verspricht. Mal ist der installierte Treiber nicht kompatibel mit der vorhandenen Software, mal entstehen Konflikte mit anderen Programmen. Resultat beim Beobachter-Test: Je nach Gerät dauerte die Installation bis zu einem halben Tag. Und dazu kamen noch Kosten für die Hotline-Hilfe. Einmal vollständig installiert, klappte es aber wie am Schnürchen: Alle Adressen und Termine wurden problemlos von einem Gerät zum anderen übertragen.
Testlauf bringt Klarheit
Ist man von den Vorteilen eines Palmtops überzeugt, stellt sich die Frage nach der Wahl des passenden Modells. «Vor dem Gang in den Laden sollte klar sein, welche Aufgaben man mit dem Gerät lösen möchte», empfiehlt Matthias Meier von Compaq Schweiz. Im Geschäft kann der Kunde die elektronischen Terminplaner gezielt auf ihre Tauglichkeit prüfen. Es lohnt sich, ein Gerät vor dem Kauf intensiv auszuprobieren; einige Fachhändler offerieren ihrer Kundschaft sogar die Möglichkeit, ein Gerät nach Hause zu nehmen, um es im Alltag zu testen.
Dabei wird sich auch herausstellen, ob die eigene klassische Agenda wirklich in den Papierkorb gehört. Wer ein Flair für neue Technik hat und viele der angebotenen Gerätefunktionen nutzen kann, wird wohl rasch zum Palmtop-Fan avancieren. Wer aber mit seiner Papieragenda glücklich ist, kann sich die Investition ruhig sparen – vor allem, wenn er pro Woche nur wenige Termine wahrnehmen muss und seine Adresskartei bequem auf einem ausgedienten Kassenzettel Platz hat.