Als der Bundesrat den Notstand erklärte, ist Homeoffice für viele schlagartig Realität geworden. Esstische und Gartenstühle sind seither Notarbeitsplätze, Laptops mutierten zu Arbeitsstationen, Videokonferenzen sind Alltag. Die Schweiz beginnt sich mit der neuen Homeoffice-Situation Home-Office So meistern Sie die Arbeit zu Hause zu arrangieren.

Jetzt, da der erste Panikmoment vorbei ist, zeigt sich: Kompetente Vorgesetzte sind gefragter denn je. Wie kann man effektiv führen, wenn sich Mitarbeitende morgens bestenfalls mit Kurznachrichten begrüssen, Besprechungen virtuell abgehalten Digitale Meetings 10 einfache Tipps für Videokonferenzen und Chats werden und die Kontrolle von Arbeitszeiten faktisch unmöglich ist?

Digitalisierung wurde lange untergeordnet

Die Antworten darauf kennen offenbar viele Schweizer Firmen noch nicht. Mehr als 40 Prozent stehen noch immer am Anfang der digitalen Transformation zur modernen Arbeitswelt. Das ergab vor wenigen Monaten die Studie «Arbeitswelt 4.0», für die die Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) und die Future Work Group über 1100 Unternehmen zur Digitalisierung der Arbeitsplätze befragt hat.

«Zahlreiche Firmen haben versucht, das Thema zu umgehen. Doch jetzt haben sie gar keine andere Wahl, als sich damit zu befassen», sagt Marc K. Peter, Leiter des Kompetenzzentrums für Digitale Transformation der FHNW und Herausgeber der Studie. Genau dieser Druck könne sich aber langfristig durchaus positiv auf die Firmen auswirken.

«Neben allen Unsicherheiten Dossier KMU in der Corona-Krise: Was kann ich tun? ist die aktuelle Situation eine Chance und ein Beschleuniger der digitalen Revolution», sagt auch Maike Debus, Organisations- und Wirtschaftspsychologin an der Universität Erlangen-Nürnberg. Denn – und das hätten verschiedene Studien gezeigt – bei einer durchdachten Organisationskultur arbeiten viele im Homeoffice sogar effizienter als im Büro.

Buchtipp
Plötzlich Chef
Plötzlich Chef
Mehr Infos
Anzeige

Vertrauen in die Mitarbeitenden

An einen sauber aufgegleisten und durchorchestrierten Transformationsprozess ist jetzt allerdings nicht zu denken. Darum muss man sich auf die wichtigsten Problemfelder konzentrieren und diese möglichst schnell angehen. «Wer aus der Distanz führt, muss das flexibel, projektfokussiert und mit Vertrauen in die Mitarbeitenden tun», sagt Marc K. Peter von der FHNW. Besonders hart trifft die aktuelle Veränderung Firmen, die stark hierarchisch funktionieren , kaum digitale Tools zur Zusammenarbeit nutzen und Arbeit ausserhalb des Büros bisher nicht erlaubt haben.

Vorbereitet oder nicht: Wer sein Team auch vom heimischen Schreibtisch aus gut führen will, sollte sich nun möglichst schnell mit drei Themen auseinandersetzen:

1. Klarheit

Für gute Heimarbeit müssen Richtlinien noch besser kommuniziert, Projekte noch klarer abgestimmt, Mitarbeitende noch häufiger orientiert und Informationen noch präziser weitergegeben werden. Zuständigkeiten und eindeutig formulierte Ziele sind wichtiger als je zuvor.

Dabei geht es allerdings nicht darum, von oben zu diktieren. Vielmehr sollten Vorgesetzte Rücksicht nehmen auf die derzeitigen Parallel-Herausforderungen wie Homeschooling Coronavirus Schulschliessung und Kinderbetreuung – was sind meine Rechte? – und die Aufgaben mit den Mitarbeitenden besprechen und realistisch vorgeben.

Genau das passiert allerdings viel zu selten. 70 Prozent der Firmen haben ihre Angestellten bisher nicht in die Gestaltung der Arbeitswelt 4.0 einbezogen, zeigt die FHNW-Studie.

Statt sich ausschliesslich auf die geleisteten Arbeitsstunden zu konzentrieren, sollte man zudem mit Projektzielen arbeiten. «Es ist Zeit, die veraltete Haltung ‹Büropräsenz gleich Arbeitsleistung› abzulegen und stattdessen klare Leistungsziele Arbeit zu spät erledigt Darf mir der Chef eine Busse geben? zu definieren», empfiehlt der Transformations-Experte Marc K. Peter.

Anzeige

2. Kommunikation

Bei der dezentralisierten Arbeit ist die Kommunikation besonders wichtig. Es lohnt sich, möglichst schnell geeignete Kanäle für verschiedene Arten von Informationsaustausch festzulegen. Für ausführliche Nachrichten empfehlen sich weiterhin E-Mails, als Kollaborations-Tool unter anderen Slack, Microsoft Teams oder Trello. Kurze Informationen oder Terminvereinbarungen können auch einmal über Whatsapp oder die Chatfunktion von Slack, Microsoft Teams oder Threema laufen und Videokonferenzen beispielsweise per Skype, Google Meet, Zoom oder Microsoft Teams.

Abgesehen vom Technischen ist aber – vor allem von Vorgesetzten – viel Feingefühl gefragt. «Mitarbeitende wollen gerade in einer Zeit kompletter Verunsicherung weiterhin als kompetent, fleissig und arbeitsam wahrgenommen werden», sagt Maike Debus.

«Fragen Sie als Chef einfach mal, wie es den Mitarbeitenden geht und was sie beschäftigt.»

Maike Debus, Organisations- und Wirtschaftspsychologin, Universität Erlangen-Nürnberg

Sie rät deshalb zu mindestens wöchentlichen Team-Videokonferenzen, aber auch zu regelmässigen individuellen Gesprächen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden. Da können schon ganz simple Fragen wie «Woran hast du diese Woche gearbeitet?» oder «Kann ich dich bei etwas unterstützen?» signalisieren, dass man als Chefin oder Chef auch aus der Distanz seine unterstützende Funktion wahrnimmt, ohne dabei dem Micromanaging zu verfallen.

Anzeige

3. Austausch

Umfassende und ehrliche Informationen sind unabdingbar. Statt via Newsletter oder Rundmail sollten Vorgesetzte auf persönlichere Kanäle wie Videokonferenz oder -botschaft setzen. «Es ist wichtig, dass Chefs ihren Mitarbeitenden ihre Anerkennung, ihre Wertschätzung und vor allem auch ihr Vertrauen in dieser Ausnahmesituation aussprechen», sagt Marc K. Peter.

Neben rein geschäftlichen Aspekten sollte aber auch der persönliche Austausch Betriebsklima Wenns am Arbeitsplatz menschelt nicht zu kurz kommen. «Die wesentliche Herausforderung bei Arbeitnehmenden, die nun plötzlich und unter sehr aussergewöhnlichen Umständen die Heimarbeit starten, ist, sich weiterhin als Team wahrzunehmen», sagt Maike Debus. Auch deshalb rät die Arbeits- und Organisationspsychologin dazu, zu Beginn jedes Meetings fünf bis zehn Minuten für den persönlichen Austausch einzuplanen: «Fragen Sie als Chef einfach mal, wie es den Mitarbeitenden geht und was sie beschäftigt. So viel Zeit muss sein!»

Die Chance nutzen

So viel Veränderung in so kurzer Zeit ist eine Herausforderung für alle Beteiligten. Aber auch gleichzeitig eine Chance, verstaubte Arbeitsprozesse und -organisationen völlig neu zu denken. «Häufig wird Veränderung mit dem Argument ‹Never change a running system› einfach abgeschmettert. Jetzt hat man gar keine andere Wahl», so Debus. Jene Mitarbeitenden, die schon immer flexibler oder einige Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten wollten, haben nun die Möglichkeit, zu beweisen, dass es tatsächlich klappen kann.

Anzeige

Mehr zu den Rechten und Pflichten im Arbeitsverhältnis bei Guider, dem digitalen Berater des Beobachters

Welche Loyalität darf der Arbeitgeber einfordern? Welche Rechte hat man, wenn man sich im Mitarbeitergespräch oder bei der Leistungsbeurteilung ungerecht behandelt fühlt? Darf der Chef private Mails mitlesen? Mitglieder von Guider wissen, welche Rechte und Pflichten im Arbeitsverhältnis gelten und können sich wehren, wenn es die Situation erfordert.

«Wir halten Sie und Ihr KMU auf dem Laufenden.»

Urs Gysling, Leiter Beobachter-Edition

Wir halten Sie und Ihr KMU auf dem Laufenden.

Der KMU-Update-Service