Bewerbungen per E-Mail zeichnen sich durch einen gewichtigen Vorteil aus: Man spart Zeit. Auf postalischem Weg muss man das eigentliche Bewerbungsschreiben, einen Lebenslauf und die Zeugnisse ausdrucken, in ein Kuvert stecken, dieses frankieren und in den nächsten Briefkasten einwerfen. Für die elektronische Bewerbung reicht es dagegen, die Unterlagen an den eigentlichen Brief anzuhängen und schnell auf «Senden» zu klicken.

Doch genau das ist tückisch: E-Mail-Bewerbungen sind nicht nur rasch gemacht, sondern wirken in den Augen von Personalverantwortlichen oft unsorgfältig – als sei das schnelle Medium weniger verbindlich. Vom Beobachter befragte Personalfachleute geben an, dass elektronische Bewerbungen im Vergleich zu brieflichen qualitativ häufig schlechter abschneiden.

Etwa bei der Post, wo die Personalstellen laut Mediensprecher Oliver Flüeler regelmässig auf die gleichen Fehler stossen: «Die Mailbewerber vergessen häufig ihre Kontaktdaten. Oder die Datenmenge ist so gross, dass sie nicht ausgedruckt werden kann.» Besonders ärgerlich sind Dateiformate, die sich nicht öffnen lassen. «Die Bewerbungsunterlagen sind die persönliche Visitenkarte. Ist der erste Eindruck durch solche Fehler getrübt, sinken die Chancen, die Stelle zu erhalten», sagt Flüeler.

Über negative Erfahrungen mit elektronisch zugestellten Unterlagen, die etwa einen Drittel ausmachen, berichtet auch Martina Steger von Graubünden Ferien. Werde eine Bewerbung etwa auf mehrere Mails aufgeteilt, weil die Datenmenge nicht in eine passe, verursache das Mehraufwand – keine gute Startposition für den Kandidaten.

Oder jemand mailt auf eine ausgeschriebene Stelle nur einen Lebenslauf mit der Frage, ob man die restlichen Unterlagen ebenfalls erhalten wolle. «Bei einer ausgeschriebenen Stelle kann jeder davon ausgehen, dass vollständige Bewerbungsunterlagen gefragt sind», erklärt Steger.

Übereinstimmend berichten die Befragten, dass Bewerbungsschreiben, die per Brief eintreffen, ausführlicher sind und sich stärker auf die jeweilige Stelle beziehen. Demgegenüber wirken saloppe Mailanschreiben – zum Teil an die falsche Person adressiert –, als wolle sich jemand einfach noch schnell irgendwo bewerben.

Dem Basler Chemieunternehmen Ciba ist dieser Qualitätsunterschied zwischen Papier- und Online-Bewerbung ebenfalls aufgefallen. «Oft wirken diese Bewerbungen wie Rundschreiben», sagt Mediensprecherin Andrea Richter.

Man sollte schon mit dem PC klarkommen

Die Unternehmen sind denn auch daran interessiert, den freien Mailverkehr zu kanalisieren. Das Departement Bau, Verkehr und Umwelt des Kantons Aargau zum Beispiel gibt in den Stellenausschreibungen gar keine Mailadresse mehr an – zu viele Umtriebe verursachten Mängel wie übergrosse Dateianhänge.

Negativ aufgefallen sind der stellvertretenden Personalverantwortlichen Cornelia Egli auch viele mitgelieferte Word-Dokumente, die dilettantisch formatiert sind und dadurch verräterisch sein können. «Man sieht sofort, wenn jemand nicht mit dem Programm zurechtkommt. Gerade für KV-Stellen ist das unvorteilhaft.»

Ganz auf Online setzt demgegenüber die Swisscom. Sie setzt aber einen formalen Rahmen und stellt Jobinteressenten eine separate Plattform zur Verfügung, auf der sie vom Zeugnis bis zum Anschreiben alles hinterlegen können. Dieses Vorgehen erleichtert die Weiterverarbeitung für die Personalverantwortlichen. Postadressen gibt Swisscom in Stelleninseraten gar nicht mehr an – mittlerweile gehen 90 Prozent der Bewerbungen online ein.

E-Mail-Bewerbungen: So kommen Sie gut an

Was zu tun ist...

  • Zeit: Eine Online-Bewerbung hat ebenso viel Zeit und Aufmerksamkeit verdient wie eine Bewerbung auf dem Postweg.

  • Nachfragen: Wenn Sie nicht ganz sicher sind, ob eine elektronische Bewerbung überhaupt erwünscht ist, sollten Sie bei den Personalverantwortlichen nachfragen.

  • Dateiformat: Schicken Sie Ihre Bewerbungsunterlagen als PDF-Datei. Vorteil: Das Format Portable Data File wird auf jedem Betriebssystem gleich dargestellt.

  • Dateigrösse: Die gesamte Datengrösse Ihrer Unterlagen sollte zwei bis drei Megabytes nicht überschreiten.

  • Adresse: Schreiben Sie die zuständige Person direkt an und achten Sie peinlich genau darauf, dass die Mailadresse stimmt.

  • Betreff: Dieser soll auf den ersten Blick deutlich machen, worum es geht. Also nicht nur «Bewerbung» schreiben, sondern auch die angestrebte Stelle erwähnen.

  • Online-Formular: Stellen Firmen auf ihrer Website ein Formular für die Bewerbung zur Verfügung, sollten Sie dieses nutzen. Das erleichtert den Personalverantwortlichen die Dokumentation.


...und was zu lassen ist

  • Rechtschreibfehler: Hinterlassen natürlich keinen guten Eindruck. Lieber etwas liegen lassen und vor dem Absenden noch einmal durchlesen. Und: Falls Ihr Mailprogramm nicht über eine Rechtschreibprüfung verfügt, kopieren Sie den Text ins Word und lassen Sie ihn dort orthographisch durchkämmen.

  • «Mail-Sprache»: Was im Privatbereich gut und recht ist (etwa durchgängige Kleinschreibung), gehört nicht in eine Bewerbung.

  • Symbole: In einer professionellen Bewerbung haben Smileys und ähnliche Symbole nichts zu suchen.

  • Scherz-Absender: Benutzen Sie für Ihre Bewerbungsmail eine seriöse Adresse mit Ihrem richtigen Namen und keinen Absender, den nur Insider lustig finden.

  • Schriften-Salat: Beschränken Sie sich für Ihre Unterlagen auf eine Schrift, alles andere wirkt verspielt und unprofessionell.

  • Dateien-Salat: Verteilen Sie die Dokumente Ihrer Bewerbung nicht auf mehrere Sendungen – eine Mail sollte alle Informationen enthalten.

  • Doppelspurigkeiten: Entscheiden Sie sich: Schicken Sie keine Bewerbung per Post, wenn Sie sich bereits online beworben haben.