Mein Abschlusszeugnis wurde von einem neuen Chef erstellt, mit dem ich von Anfang an Schwierigkeiten hatte», schreibt Jasmin P. dem Beobachter-Beratungsteam. «Ich finde, es ist viel schlechter ausgefallen als frühere Zwischenzeugnisse. Ist mein Eindruck richtig?» Fragen wie diese erreichen das Beobachter-Beratungsteam oft – die Nachfrage nach der Spezialberatung «Arbeitszeugnisse» ist gross.

Viele Ratsuchende betrachten ihr Zeugnis mit Misstrauen, weil das Arbeitsverhältnis möglicherweise unter problematischen Umständen zu Ende ging. Anderen geht es um einzelne Formulierungen, die ihnen zwiespältig erscheinen; oft wurden sie auch von der Regionalen Arbeitsvermittlung (RAV) oder einem potentiellen neuen Arbeitgeber auf negative Punkte aufmerksam gemacht. Und wieder andere wollen einfach auf Nummer sicher gehen, dass das hervorragend klingende Zeugnis nicht doch ein paar versteckte negative Botschaften enthält.

Die Beobachter-Fachleute bekommen Zeugnisse aus allen denkbaren Berufen und Branchen zu sehen – Zeugnisse, die vom Patron eines KMU persönlich formuliert wurden, und solche, die aus der hochprofessionellen HR-Abteilung eines international tätigen Konzerns stammen. Das erlaubt zuverlässige Rückschlüsse auf die Art und Weise, wie hierzulande Zeugnisse erstellt werden.

Die Erkenntnisse daraus ergeben ein zwiespältiges Bild. Zum Positiven: Aussagekräftig sind Zeugnisse, die von einem Vorgesetzten verfasst wurden, der den betreffenden Mitarbeiter mit seinen Stärken und Schwächen wirklich kennt und daher in der Lage ist, der betreffenden Person eine massgeschneiderte Empfehlung mit auf den Weg zu geben (siehe «Checkliste»). Die Leistungsbewertung in solchen Zeugnissen nimmt Bezug auf spezifische Anforderungen der Stelle und erläutert, wie der Mitarbeiter die konkreten Herausforderungen bewältigt hat und wo seine besonderen Stärken liegen.

Solche Zeugnisse beschränken sich nicht auf Floskeln, sondern würdigen den austretenden Angestellten mit prägnanten, individuellen Formulierungen. Sie sind auch ein Zeichen der Wertschätzung: Man hat sich mit der betreffenden Person ernsthaft auseinandergesetzt.

Leider genügen längst nicht alle Arbeitszeugnisse diesen Anforderungen. Hier ein Überblick über die häufigsten Zeugnissünden.

Schlechte Gliederung

In einem Zeugnis sollten sich Leser rasch zurechtfinden: Nach der Auflistung der Aufgaben des Arbeitnehmers folgt die Bewertung der Leistungen, dann die des Verhaltens – jeweils getrennt durch einen Absatz. Wird das alles vermischt, präsentiert sich das Zeugnis als Bleiwüste, aus der man sich die Informationen mühsam zusammensuchen muss. Der Umfang des Zeugnisses sollte in einem vernünftigen Verhältnis zur Anstellungsdauer und zur Bedeutung der Position stehen. Mehr als eineinhalb Seiten sollte ein Zeugnis in der Regel nicht umfassen.

Ein Zeugnis ist immer auch eine Visitenkarte des Unternehmens, das es ausstellt. Tippfehler oder gar Korrekturen von Hand machen einen denkbar schlechten Eindruck. Arbeitnehmende haben Anspruch auf ein auch formal tadelloses Zeugnis.

Weniger ist manchmal mehr. Aufzuführen sind im Zeugnis die wesentlichen Aufgaben des Angestellten: Wichtiges zuerst – und Belangloses ganz weglassen. Folgt auf eine umfangreiche Liste von Tätigkeiten nur eine kurze Leistungsbeurteilung, wirft das Fragen auf: Wusste der Arbeitgeber über die Mitarbeiterin so wenig Gutes zu sagen, dass er stattdessen den Aufgabenbereich derart aufblähen musste?

Arbeitnehmende sind heutzutage flexibel, orientieren sich neu oder wechseln mitunter auch mal den Beruf. Tätigkeitsbezeichnungen sollten daher auch für Branchenfremde verständlich sein. Häufig ist das überhaupt nicht der Fall. Wird eine Führungskraft in einer Industriebuchbinderei als «Verantwortlicher PPS» bezeichnet, mag das für Insider klar sein. Aussenstehende rätseln jedoch, welche der im Internet gefundenen möglichen Erklärungen die richtige sein könnte: Printing and Personal Systems? Produktionsplanung und Steuerung? Pay per Sale?

Arbeitnehmende haben beim Austritt aus einem Arbeitsverhältnis Anspruch auf ein einziges Schlusszeugnis, das sich zur gesamten Anstellungsdauer äussert. Der Verweis auf frühere Zwischenzeugnisse ist nicht zulässig. Ausnahmen kann es höchstens bei Personen geben, die sehr lange in einer Firma waren und dort sehr unterschiedliche Tätigkeiten ausgeübt haben.

Immer mehr Arbeitgeber machen es sich einfach: Sie lassen Zeugnisse durch Computer oder auswärtige Firmen erstellen oder benutzen Formulare mit vorfabrizierten Textbausteinen. Der Linienvorgesetzte muss nur noch ankreuzen, was seiner Meinung nach am ehesten zutrifft. In unzähligen Zeugnissen sind daher immer wieder dieselben Allerweltsfloskeln ohne Bezug zur konkreten Tätigkeit anzutreffen. Die Leistungsbeurteilungen sind austauschbar, ob es sich um eine Krankenschwester, einen Buchhalter oder eine Webdesignerin handelt.

Da werden «Anforderungen flexibel bewältigt» und nicht näher definierte «Ziele auf kooperative Weise erreicht». Oder es wird bescheinigt, dass die Mitarbeiterin sich «für ihren Aufgabenbereich eingesetzt» hat und «auch in hektischen Situationen die Übersicht» behält. Wer eine solche Leistungsbeurteilung liest, hat keine Ahnung, was die Person überhaupt gemacht hat. Mitunter wirken die Standardsätze geradezu absurd: Wird etwa einem Lokführer im Zeugnis attestiert, er handle «auch unter Termindruck selbständig», muss man sich schon fragen, wo der Verfasser diese Formulierung abgeschrieben hat.