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Vertraulichkeit im BewerbungsverfahrenWelche Personendaten muss ich preisgeben?

Wer auf Stellensuche ist, muss viel von sich offenbaren. Wie steht es da mit dem Datenschutz?

Stellenbewerber werden oft sehr genau unter die Lupe genommen. Mit Personendaten müssen Arbeitgeber dennoch diskret umgehen.
von und aktualisiert am 28. März 2019

Wie sind die persönlichen Daten im Bewerbungsverfahren geschützt?

Wenn es um Arbeitsverhältnisse geht, ist der Datenschutz besonders streng. Das gilt schon im Bewerbungsverfahren. Das ist auch sinnvoll so – denn man steht schon beim Auswahlverfahren in einem Abhängigkeits- und Vertrauensverhältnis zum Arbeitgeber.

Personendaten dürfen bei einer Bewerbung nur benutzt und bearbeitet werden, wenn und soweit ein Bezug zum Arbeitsplatz besteht. Wenn es also darum geht, die Eignung abzuklären, oder wenn das für die zukünftige Zusammenarbeit notwendig ist.

Die Daten darüber hinaus zu verwenden ist verboten, selbst wenn die Kandidaten zugestimmt haben. Nicht erlaubt wäre etwa, die Mailadresse später für Werbezwecke zu verwenden.

Wer darf die Bewerbungsunterlagen einsehen?

Bewerbungsdossiers Bewerbungen In 15 Sekunden zum Erfolg enthalten sehr persönliche Informationen. Entsprechend müssen Arbeitgeber die Unterlagen sorgfältig aufbewahren und vor unbefugtem Zugriff schützen – auch firmenintern. Einsicht dürfen ausschliesslich Personen nehmen, die für die Personalauswahl verantwortlich sind. Das sind in der Regel die Vorgesetzten und die Personalabteilung.

Was für Fragen dürfen Arbeitgeber im Bewerbungsgespräch stellen?

Nur solche, die dazu dienen, die Eignung für die Stelle abzuklären. Hierzu gehören Erkundigungen nach der Ausbildung, dem beruflichen Werdegang und den beruflichen Plänen. Fragen zur politischen Überzeugung, Religion, sexuellen Orientierung, zum sonstigen Privatleben oder zu einer Schwangerschaft stehen normalerweise in keinem Zusammenhang mit dem Job und müssen daher nicht beantwortet werden. Weil aber Schweigen im Bewerbungsgespräch nicht gut ankommt, darf man sogar lügen Vorstellungsgespräch Heikle Fragen – wenn man nur so seine Privatsphäre schützen kann.

Wann dürfen Arbeitgeber nach dem Gesundheitszustand fragen?

Grundsätzlich gar nicht. Ausnahme: wenn eine Stelle besondere Anforderungen an die Gesundheit stellt, also bei erhöhtem Sicherheitsbedarf oder besonderer körperlicher Belastung. Dann ist es meist sinnvoller, die gesundheitliche Eignung ärztlich abklären zu lassen. Der Arzt darf dem Arbeitgeber ausschliesslich zurückmelden, ob der Bewerber aus medizinischer Sicht geeignet ist oder nicht – selbst wenn der Kandidat ihn von der Schweigepflicht entbunden hat. Diagnose und Krankengeschichte gehen den Arbeitgeber nichts an.

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Erschöpfte Kandidatin bei Bewerbungsgespräch

Wann muss man selbst über seine Gesundheit Auskunft geben?

Nur in besonderen Fällen. Etwa wenn man als Lagerist keine schweren Lasten heben darf, man für die Stelle also nur bedingt geeignet wäre. Oder wenn man jetzt schon weiss, dass man direkt nach Stellenantritt zur Kur gehen muss.

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Was gilt, wenn eine Versicherung Fragen zur Gesundheit stellt?

Wenn es zur Anstellung kommt, erhalten neu eintretende Mitarbeitende häufig ausführliche Gesundheitsfragebögen von Pensionskasse oder Krankentaggeldversicherung Krankentaggeld Viel Unwissen und Fallstricke . Diese Fragen muss man immer vollständig und wahrheitsgemäss beantworten. Die ausgefüllten Fragebögen sollten neue Mitarbeiter anschliessend direkt bei der Versicherung einreichen – ohne Umweg via Arbeitgeber. Diese Informationen gehen ihn nichts an.

Was, wenn der Arbeitgeber den Gesundheitsfragebogen trotzdem für sich einfordert?

Diskutieren kann einen den neuen Job kosten. Besser ist es, zu sagen, man habe den Gesundheitsfragebogen versehentlich bereits direkt an die Versicherung retourniert. Die Angaben zu früheren Leiden sind dadurch vor neugierigen Augen geschützt.

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Wann und wie dürfen Arbeitgeber den Leumund prüfen?

Nur wenn es für die Stelle relevant ist Vorstellungsgespräch Was die alles wissen wollen! , darf der Arbeitgeber nach Vorstrafen fragen oder einen Betreibungsregisterauszug verlangen. Relevant heisst: nur wenn ein wirkliches Sicherheitsrisiko für die Firma oder die Kundschaft besteht. Wenn sich jemand zum Beispiel als Finanzchef bewirbt, darf ein Straf- und Betreibungsregisterauszug verlangt werden.

Die Frage nach Vorstrafen kann auch erlaubt sein bei Sicherheitspersonal oder bei der Betreuung von schutzbedürftigen Menschen.

Welche Eignungstests sind erlaubt?

Manche Arbeitgeber setzen auf Tests und Assessments, um Fähigkeiten, Neigungen oder Persönlichkeit besser einschätzen zu können. Solche Untersuchungen, aber auch zum Beispiel grafologische Gutachten sind nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kandidaten erlaubt. Alle Tests müssen einen Bezug zur Arbeitsstelle haben. Allgemeine Charakterstudien sind nicht erlaubt.

Kandidaten haben das Recht, die Ergebnisse und Gutachten einzusehen oder eine Kopie zu erhalten.

Welche Regeln gelten bei Referenzauskünften?

Wenn jemand in die engere Auswahl kommt, ist es üblich, dass sich der Arbeitgeber absichert, indem er Referenzauskünfte einholt Referenzen Fragen darf man... . Dazu können Kandidaten die Kontaktdaten von zwei bis drei Leuten bekanntgeben, die sie als Person und in Sachen Arbeitsweise gut beurteilen können. Idealerweise sind das ehemalige Vorgesetzte. Man kann die Liste auch erst auf Anfrage herausgeben. Die Referenzpersonen sollte man vorgängig informieren und um ihr Einverständnis bitten.

Andere Personen, die nicht auf der Liste stehen, darf der neue Arbeitgeber nicht anfragen. Erst recht nicht den aktuellen Arbeitgeber – das könnte fatale Folgen haben, wenn man in ungekündigter Stellung ist. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann im Bewerbungsschreiben um Diskretion bitten.

Was geschieht bei einer Absage mit den Unterlagen?

Man sollte das Dossier automatisch zurückerhalten Bewerbungen «Leider müssen wir Ihnen mitteilen…» . Sonst kann man das verlangen. Elektronisch eingesandte Unterlagen muss der Arbeitgeber löschen, Ausdrucke vernichten. Weitere Unterlagen wie Motivationsschreiben, Notizen, Fragebögen oder Gutachten im Auftrag des Arbeitgebers gehören zwar ihm. Der eidgenössische Datenschutzbeauftragte verlangt aber, dass sie umgehend vernichtet werden.

Nur mit Zustimmung des Bewerbers dürfen Arbeitgeber Unterlagen für eine im Voraus bestimmte Zeit aufbewahren, wenn sie damit rechnen, dass demnächst wieder eine passende Stelle frei ist. Wer das nicht will, kann verlangen, dass die Dokumente zurückgesandt oder vernichtet werden.

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