«Hallloooo!?!», hämmert Nicole Eggenberger wutentbrannt in die Tasten. «Was ist eigentlich los??? Auf meine gestrige Mail habe ich nur gerade eine Antwort bekommen!!! Ich habe weder Zeit noch Lust, euch ständig hinterherzurennen!» Wieder einmal hat die Tanzgruppenleiterin ihren Kolleginnen per Mail einen Vorschlag unterbreitet. Und wieder einmal wartet die 31-Jährige vergebens auf Antworten. Im E-Mail-Zeitalter ein bekanntes Phänomen. Wieso eigentlich?

Eine Menge Zeit geht verloren

Seit wir die meisten Nachrichten elektronisch erhalten, hat sich die Informationsmenge vervielfacht. Neben geschäftlichen Botschaften füllen auch Spass- und Schwatzmails, lustige Filmchen aus dem Internet, Grüsse und unerwünschte Werbebotschaften (Spam-Mails) unsere elektronischen Briefkästen. E-Mails nehmen uns eine Menge Papierkram ab, ein Mausklick genügt, und weg ist die Botschaft. Per Mail versuchen wir aber auch, schwierigen Gesprächen auszuweichen. Das ist einer der Gründe, warum Mails oftmals nicht gelesen oder nicht beantwortet werden. Zudem geht beim tagelangen Hin und Her eine Menge Zeit verloren. Wichtige Diskussionen lassen sich schlecht elektronisch führen. Besser und auch effizienter bleibt das persönliche Gespräch.

Wer will, dass seine elektronische Botschaft gelesen wird, muss sie so formulieren, dass sie sich von der Masse abhebt. Das tut sie vor allem durch Kürze. Bringen Sie Ihr Anliegen in wenigen Sätzen auf den Punkt. Überlegen Sie sich das nächste Mal, was Sie Ihrem Empfänger eigentlich sagen wollen, und platzieren Sie diese Aussage an erster Stelle. Ihr Leser wird es Ihnen danken. Und wenn Sie dazu noch folgende Punkte beachten, kommt die elektronische Post nicht nur an, sondern wird auch gelesen und beantwortet:

  • Sprechen Sie Ihren Empfänger persönlich mit Namen an.
  • Formulieren Sie Ihren Betreff so, dass er sich von unerwünschten Werbemails abhebt - sonst wird Ihre E-Mail ungelesen gelöscht oder bleibt im Spam-Filter hängen.
  • Beachten Sie die Gross- und Kleinschreibung und bemühen Sie sich um fehlerfreies Deutsch. Die Sitte, eine E-Mail konsequent in Dialekt oder in Kleinbuchstaben abzufassen, wird von vielen Empfängern als kindisch und unhöflich empfunden. Verzichten Sie auch auf Hervorhebungen durch Grossbuchstaben.
  • Verwenden Sie keine Abkürzungen oder Smileys. Schliessen Sie Ihre Mail respektvoll mit «Freundliche Grüsse» und nicht mit «MfG».
  • Verschicken Sie keine Datenbandwürmer, sondern löschen Sie bei jeder Antwort die vorangegangenen E-Mails.
  • Vergessen Sie nicht, bei Bedarf am Ende der Mitteilung Ihre komplette Adresse samt Telefonnummern aufzuführen.
  • Verzichten Sie auf einen Anhang mit Vertraulichkeitshinweis (sogenannte Disclaimer). Diese Text-Rattenschwänze weisen auf die Vertraulichkeit der Mail hin und bitten den Empfänger, diese nach Erhalt zu löschen. Solche Anhänge haben keinen nachgewiesenen Nutzen. Wenn Sie etwas wirklich Vertrauliches verschicken wollen, wählen Sie einen sicheren Weg.
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