Nie war der Austausch von Computerdokumenten einfacher als heute. Man empfängt sie per E-Mail, kopiert sie von Webseiten auf die Festplatte, holt sie von USB-Sticks oder Handys von Mitarbeitern und -schülern.

Die Leichtigkeit des Datentauschs endet aber nicht selten beim Doppelklick auf die neue Datei: Statt der erwarteten Präsentation, Notizen oder Bilder öffnet sich ein Zeichensalat, oder der PC meldet kryptisch: «unbekanntes Dateiformat». Er kennt die «Sprache» der Datei nicht und verfügt über kein Programm, das aus den Bits und Bytes die darin steckenden Songs, Illustrationen oder Videos machen kann.

Die Lösung steckt im Detail, der DateiEndung. In den drei, selten zwei oder vier Buchstaben hinter dem finalen Punkt im Dateinamen versteckt sich der Hinweis auf das Dateiformat. Mit Hilfe dieses Kürzels erfährt man zum Beispiel auf der Onlinedatenbank www.endungen.de im Nu, welche Programme dieses «unbekannte Dateiformat» öffnen können.

Die Suche nach diesen Programmen, eventuell deren Kauf und Installation ist ein Weg, um die Inhalte der unlesbaren Datei nutzbar zu machen. Er lohnt sich aber nur, wenn man regelmässig mit Dokumenten dieses Formats arbeiten muss.

Schneller und kostenlos funktioniert das Ganze mit Internetdiensten wie Media-Convert oder Zamzar. Sie wandeln exotische Dateien in gebräuchliche Formate um, für die man bereits Programme hat. Man muss lediglich eine Datei auf der Festplatte auswählen oder deren Webadresse angeben. Sekunden später kann man mittels eines per E-Mail übermittelten Links die konvertierte Datei auf den PC kopieren – und öffnen.

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Allzu private oder sensible Dokumente will manch einer jedoch nicht übers offene Internet an öffentliche Onlinedienste senden. Ausserdem kennen selbst die besten unter ihnen nicht alle Dateiformate. In diesen Fällen helfen Konvertierprogramme, die nicht im Internet, sondern lokal auf dem Computer arbeiten. Am einfachsten findet man diese spezialisierten Anwendungen über Downloadarchive von Computer-Fachzeitschriften.

Wie die Onlinedienste sind auch die meisten Konvertierprogramme kostenlos. Trotzdem hat die Formatumwandlung ihren Preis: Nicht immer lässt sich ein Dokument mit allen Eigenschaften konvertieren. Es kann zu Abweichungen bei Textauszeichnungen, Bild- und Tonqualität kommen, oder es gehen gleich vollständige Elemente des Inhalts verloren, beispielsweise Tabellen oder Bilder.

Formatwechsel von Computerdateien sind deshalb stets mit einem gewissen Risiko verbunden – und daher wenn immer möglich zu vermeiden. Dies gelingt, wenn man den Absender der Dokumente von vornherein bittet, sie in einem gebräuchlichen Dateiformat abzuspeichern (siehe unten).

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Vor allem sollte man aber selber darauf achten, nur Dateien in solchen Standardformaten zu versenden. Denn auch wenn der Datenaustausch heute so einfach ist wie nie: Er ist nutzlos, wenn der Empfänger die Dokumente nicht öffnen kann.

Wer Computerdateien weitergibt, sollte exotische Formate meiden – aber auch markenspezifische, die sich nur mit dem Erzeugerprogramm öffnen und bearbeiten lassen. Man erspart den Empfängern viel Arbeit und Qualitätseinbussen – und sich die Rückfragen und Nachversände.Folgende Dateiformate können von den meisten Programmen und Betriebssystemen verarbeitet werden:

.txt Text Reiner (ASCII-)Text ohne Auszeichnungen – ideal für Rohtexte.
.rtf Rich Text Format Text mit Auszeichnungen, Bildern, Tabellen et cetera. Geeignet als Austauschformat zwischen verschiedenen Programmen.
.doc MS Word Quasistandard für Textverarbeitungsdateien. Da ältere Word-Versionen und Programme anderer Hersteller die neuen Dateiformate (zum Beispiel .docx) oft nicht lesen können, wenn möglich in alten DOC-Formaten speichern.
.csv Comma Separated Values Exportformat für Datenbanken und Tabellenkalkulationsdateien ohne Formeln und Auszeichnungen (reiner Text).
.xls MS Excel Quasi das Standardformat für Tabellenkalkulation. Da ältere Excel-Versionen und Programme anderer Hersteller die neuen Dateiformate (etwa .xlsx) meist nicht lesen können, Tabellen wenn möglich in alten XLS-Formaten speichern.
.jpg
.jepg
Joint Photographic Experts Group Gebräuchlichstes Format für Internetfotos und Digitalkameras. Die Komprimierungstechnik sorgt für kleine Dateien, kann aber zu Qualitätsverlusten führen.
.tif
.tiff
Tagged Image File Format Professionelles Bilddateiformat ohne Komprimierung und Qualitätsverlust – führt allerdings zu grösseren Dateien.
.pdf Portable Document Format Ideales Dateiformat für alle gestalteten Dokumente mit Text und Bildern. Das spätere Bearbeiten von PDF-Dateien ist aber nur mit meist kostenpflichtigen Spezialprogrammen möglich.
.mp3 MPEG-1 Audio Layer 3 Der am weitesten verbreitete Standard für Audiodateien aller Art – im Internet wie auch auf portablen Musikplayern.
.mpg
.mepg
Moving Picture Experts Group Offenes Videoformat (mit Komprimierung), das von vielen Programmen unterstützt wird.
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Wikipedia - Dateieindungen, Dateiformat: Ausführliche Informationen des Online-Lexikons zum Thema.

endungen.de - Dateiendungen Nachschlagewerk: Mit über 10'000 Einträgen ist Endungen.de das grösste deutschsprachige Dateiendungen-Lexikon im Netz. Einfach den Suffix einer Datei eingeben und schon weiss man, mit welchem Programm man sie öffnen könnte.

drweb.de: Lange Anleitung mit vielen Links und Programmtipps zum Thema Datenkonvertierung.

Office 2007 – Dateiformat-Tipps: 10 Tipps, wie man mit den Dateiformaten des Microsoft Office-Pakets umgehen sollte.

youconvertit wandelt in drei einfachen Schritten bis zu 5 Dateien gleichzeitig in ein anderes Format um. Der englischsprachige Dienst verarbeitet eine sehr grosse Anzahl an Formaten. Die Dateien können vom PC oder als WWW-Adressen übermittelt werden. Nach der Konvertierung erhält man eine E-Mail, mit deren Hilfe man die umgewandelte Datei herunterladen kann. Der Dienst ermöglicht, Internetfilme direkt umzuwandeln und Dateien zu versenden, die für E-Mail zu gross sind.

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Zamzar spricht zwar nur Englisch, ist aber auch ohne entsprechende Sprachkenntnisse problemlos zu bedienen. Es können bis zu 100 MB grosse Dateien in andere Formate konvertiert werden. Im kostenpflichtigen Service fällt diese Grenze. Zamzar kann mit einer Vielzahl von Dateiformaten arbeiten und ist auch in der Lage Internetfilme online zu konvertieren.

Microsoft Office Compatibility Pack: Ermöglicht es, Dateien der neusten Microsoft Office-Suite (Word, Excel, Powerpoint) in älteren Programmvarianten zu öffnen, bearbeiten und speichern.

IrfanView: Das kostenlose und mächtige Bildmanipulationsprogramm ist auch ein ausgezeichneter Bilddateikonverter

Grafikkonverter: Das Pendant zu IrfanView fürs Mac OS. Kostenlos ist allerdings nur die leicht eingeschränkte Testversion.

Chip.eu - Konverter: Konverterprogrammen im Downloadbereich des Fachmagazins.

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