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VereineSo wird die Generalversammlung ein Erfolg

Bei vielen Vereinen ist die Generalversammlung eine lästige Pflichtübung. Schade, denn dieser obligatorische Anlass bietet die Chance, Vereinsziele zu erreichen. Hier die wichtigsten fünf Traktanden.

Die Generalversammlung (GV) ist von Gesetzes wegen der wichtigste Vereinsanlass im Jahr.

Von aktualisiert am 12. September 2018

Langfädige Präsentationen, ausufernde Diskussionen und geschwollene Reden – alles reine Zeitverschwendung: Will man als Präsidentin oder Vorstandsmitglied, dass die Vereinsmitglieder so über die Generalversammlung denken? Es wäre ein schlechtes Zeichen, denn die Mitglieder sollten stolz sein, dass sie über die wichtigsten Belange des Vereins mit­entscheiden dürfen. Präsident und Vorstand sollten also mit einer guten Vorbereitung dafür sorgen, dass der Anlass gelingt.

Traktandum 1: Selbstverständis

Es ist eine Binsenwahrheit: Eine gute Vorbereitung beginnt mit der Einstellung im Kopf. Die Generalversammlung (GV) ist von Gesetzes wegen der wichtigste Vereinsanlass im Jahr – vor allem wegen ihrer Aufgaben und Kompetenzen wie etwa Wahl und Beaufsichtigung der Vereins­organe, Änderung der Statuten, Aufnahme oder Ausschluss von Mitgliedern (siehe «Drehbuch für die Generalversammlung»).

Die GV ist aber nicht nur in rechtlicher Hinsicht wichtig. Sie ist vielmehr der Event schlechthin, um mehrere Vereinsziele auf einmal ins Auge zu fassen – wie etwa Fundraising, Anwerbung von Mitgliedern oder generell die Öffentlichkeitsarbeit.

Verschaffen Sie sich als Versammlungsleiter deshalb früh genug einen Überblick über Ihre Ziele beziehungsweise Ihren Aufgabenkatalog – so können Sie mögliche Synergien herstellen.

Beispiel: Statt einen separaten Sponsoringanlass durchzuführen, könnten Sie die Sponsoren und Gönner zur GV einladen und für sie ein ganz spezielles Rahmenprogramm organisieren. So bekämen die Geldgeber einen authentischen Einblick ins Innenleben des Vereins – und die Mitglieder kämen im Gegenzug in den Genuss der Attraktionen.

Traktandum 2: Ort und Zeit

Reservieren Sie frühzeitig passende Räumlichkeiten. Achten Sie auf die Platzverhältnisse, denn diese haben einen Einfluss auf die Stimmung: In einem viel zu grossen beziehungsweise nur halb gefüllten Saal fühlen sich die Teilnehmer verloren und angreifbar. Ein kleiner, gut gefüllter Raum schafft hingegen eine angenehme Atmosphäre, weil er ein Gefühl von Stärke und Bedeutung vermittelt.

Sie können die reservierten Räumlichkeiten zusätzlich aufpeppen: So bringen etwa Plakate aus der Vereinsgeschichte, eine Fotopräsentation des vergangenen Vereinsjahrs oder ein kleines Geschenk an jedem Platz Farbe, Fröhlichkeit und ein Gemeinschaftsgefühl in den Saal.

Damit Sie bei guter Ambiance nicht trotzdem vor halb leeren Rängen ­stehen, sollten Sie ein Datum wählen, an dem nicht gerade Schulferien sind oder aber viele andere kulturelle oder sportliche Events stattfinden – die gleichzeitige Ausstrahlung des Champions-League-Finals dürfte in einem Fussballverein zu massivem Besucherschwund führen.

Wichtig: Geben Sie das Versammlungsdatum möglichst früh bekannt.

Traktandum 3: Drumherum

Diejenigen Vereinsmitglieder, denen die Wichtigkeit der Generalversammlung bewusst ist, müssen Sie nicht mehr über­zeugen. Die übrigen Mitglieder könnten Sie mit einer zusätzlichen Attraktion für die Versammlung gewinnen.

Versetzen Sie sich dazu in die Lage dieser Leute: Was könnte sie zur Teilnahme motivieren? Je nach Verein, Mitgliedern und Budget gibt es eine Fülle von Möglichkeiten: ein Konzert, ein spannendes Referat, den Auftritt eines Künstlers, eine Theateraufführung oder eine andere Show – vielleicht sogar organisiert von eigenen Vereinsmitgliedern. Unter Umständen ist bereits ein ­Bingo- oder Jass­abend, eine Degustation oder eine Auktion attraktiv genug.

Perfekt wäre natürlich ein Rahmen­programm, das einen direkten Bezug zum Verein hat. Noch besser, wenn es einen ­Bogen zu einem Ziel oder Projekt spannen kann, das im kommenden Jahr auf dem Programm steht.

Beispiel: Wenn der Sportverein den Aufstieg in eine höhere Liga anstrebt, wäre der Auftritt eines erfolgreichen Trainers oder Sportlers – inklusive Autogrammstunde – ein passender Startschuss für dieses Vorhaben.

Traktandum 4: Einladung

Vergewissern Sie sich zu Beginn der GV-Planung, bis wann Sie die Mitglieder ganz offiziell und detailliert – also mit Traktandenliste – einladen Verein Beschlussfähig trotz Formfehler? müssen. Wenn die Statuten dazu keine ausdrückliche Frist enthalten, reichen von Gesetzes wegen sieben bis zehn Tage für eine fristgemässe Ein­ladung.

Ein früherer Zeitpunkt schadet aber nicht, denn so haben die Mitglieder genug Zeit, sich vorzubereiten, gegebenenfalls Unterlagen anzufordern oder sich mit Fragen an den Vorstand zu wenden.

Laden Sie dagegen zu knapp zur GV ein, riskieren Sie ausufernde Debatten und im Extremfall sogar die nachträgliche Anfechtung von getroffenen Beschlüssen vor Gericht.

Entscheiden Sie im Vorstand, welche Unterlagen Sie mit der Einladung ver­schicken wollen – etwa den Jahresbericht, die Jahresrechnung, das Budget fürs kommende Vereinsjahr oder den Entwurf von beantragten Statutenänderungen.

Denken Sie daran: Eine transparente Dokumentation schafft Vertrauen und bessere Chancen für eine reibungslose Versammlung.

Traktandum 5: Notfallszenarien

An der Generalversammlung stellt der ­Verein die Weichen für die Zukunft. Dass nicht alle gleicher Meinung sind und es ­daher zu kontroversen Debatten kommen kann, liegt in der Natur der Sache.

Als Präsidentin oder Präsident sind Sie dafür verantwortlich, dass die Versammlung in geordneten Bahnen verläuft und die Mitglieder anständig und konstruktiv mit­einander diskutieren. Dazu haben Sie an der GV selbst eine Reihe von Interventionsmöglichkeiten. So können Sie etwa die Redezeit beschränken, Störenfriede rügen oder sogar des Saals verweisen – und im Extremfall die Versammlung abbrechen.

Damit es gar nicht erst so weit kommt, legen Sie sich besser bereits einige Zeit vor der Versammlung eine Taktik zurecht. Besprechen Sie dazu im Vorstand eingehend die Traktanden und die von den Mitgliedern eingereichten Anträge.

Gibt es dabei umstrittene Geschäfte oder heikle Themen? Welches ist Ihre Stellungnahme oder Haltung zu den einzelnen Punkten?

Spielen Sie danach alle denkbaren Szenarien durch und notieren Sie sich bereits die Antworten zu den dabei möglicherweise auftretenden heiklen Fragen. Auf diese Weise werden Sie im Ernstfall nicht ­überrumpelt, was Ihr Auftreten stärkt und Ihnen Sicherheit verleiht.

Drehbuch für die Generalversammlung

Diese Traktanden sind normalerweise ein Muss:

  • Genehmigung des Protokolls der letzten Versammlung

  • Rechenschaftslegung des Vorstands: Jahresbericht, Jahresrechnung und Revisionsbericht

  • Entlastung des Vorstands (Décharge erteilen)

  • Behandlung sämtlicher Traktanden, die sich auf das Budget auswirken, zum Beispiel Jahresprogramm und Mitgliederbeiträge

  • Jahresbudget

  • Behandlung von Änderungen der Statuten und von weiteren Geschäften im Kompetenzbereich der GV, etwa ­Aufnahme neuer Mitglieder

  • Wahlen: Vorstand, Revision et cetera

  • Behandlung von Anträgen der ­Mitglieder, die sich nicht auf die bereits traktandierten Geschäfte beziehen

  • Verschiedenes: Informationen von allgemeinem Interesse

  • Abschluss des offiziellen Teils der Versammlung
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