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E-Mail-KniggeWeniger Ärger mit E-Mails

Alle regen sich über die tägliche E-Mail-Flut auf – und tragen oft selber Mitschuld. Hier die Tipps, wie Sie die Mails in den Griff kriegen und die Nerven der Empfänger schonen.

Verzichten Sie auf Mails, die keine wirklich wichtigen Erkenntnisse transportieren. Fragen Sie sich jeweils: Würden Sie diese Nachricht auch dann schreiben, wenn Sie sie nachher zu Fuss in den dritten Stock bringen müssten.
von aktualisiert am 10. Juli 2017

War das umständlich! Jeder Brief musste ausgedruckt, unterschrieben, kopiert, verpackt, frankiert und zur Post gebracht werden. Und bis er beim Empfänger war, verstrichen Tage. Heute gehts einfacher. E-Mail sei Dank: Rasch etwas in die Tasten hämmern, ein Mausklick – schon ist die Nachricht beim Empfänger.

Die Kehrseite der neuen Leichtigkeit: Die Flut von Mails nervt, stört bei der Arbeit und kostet viel Zeit. Die Folge: Die Qualität der Kommunikation leidet. Davon zeugen die unzähligen Mails, die schludrig, fehlerhaft, unverständlich, in unfreundlichem Ton und oft auch noch an die falsche Adresse verschickt werden. Dabei wäre es gar nicht so schwer, die Flut einzudämmen. Hier die wichtigsten Tipps dazu.

Zeitraubend: Unwichtige Mails

Müssen Sie wirklich auf jede Spassmail antworten, sich für jede Auskunft extra beim Absender bedanken und jedes Detail klären oder richtigstellen? Verzichten Sie auf Mails, die keine wirklich wichtigen Erkenntnisse transportieren. Fragen Sie sich jeweils: Würden Sie diese Nachricht auch dann schreiben, wenn Sie sie nachher zu Fuss in den dritten Stock bringen müssten. Vollkommen unnötig sind all die «Danke für Ihre Dank-E-Mail»- und «Weiss jemand, was ich mit dieser Mail hier machen soll?»-Mails. Eine Mail eignet sich auch nicht, um unliebsame Aufgaben zu delegieren, Kritik zu üben, Konflikte auszutragen oder einem schwierigen Gespräch auszuweichen. In solchen Situationen ist Reden Gold wert. Und für Terminabsprachen gibts im Internet kostenlose Programme wie beispielsweise www.doodle.ch.

Oft unnötig: Kopien versenden

Bevor Sie eine Kopie verschicken, fragen Sie sich: Interessiert sich der Adressat überhaupt dafür? Unüberlegt verschickte Kopien sind auch deshalb ein Ärgernis, weil sie vermeidbare Rückfragen provozieren.

Unprofessionell: Geschwätzigkeit

Kommen Sie zur Sache! Je schneller, desto besser. Platzieren Sie Ihre Botschaft an erster Stelle. Sprechen Sie den Empfänger persönlich mit Namen an. Pseudovertrauliche Anredeformen wie «Hallo!» sind im Geschäftsalltag verpönt, genauso Mails ohne Anrede.

Unsicher: Vertrauliches per Mail

Für wirklich Vertrauliches verwenden Sie weiterhin die Briefe auf Papier. Bei einer Mail können Sie nie sicher sein, dass sie tatsächlich ankommt, und Sie wissen nicht, von wem sie gelesen und an wen sie weiterverschickt wird. Disclaimer, die auf die Vertraulichkeit der Mail hinweisen und den Empfänger bitten, sie nach Erhalt sofort zu löschen, können Sie weglassen. Das ist nur dann sinnvoll, wenn Sie den Empfänger darin bitten, sich telefonisch bei Ihnen zu melden, sollte die Mail irrtümlich verschickt worden sein.

Verwirrend: Kleinbuchstaben, Bleiwüsten und Verzierungen

Verwenden Sie eine gängige Schriftart. Verzichten Sie auf unterschiedliche Grössen, kühne Hervorhebungen und unlesbare Zierschriften. Verwenden Sie weder elektronisches Briefpapier noch unnötige Animationen. Gliedern Sie den Text: Neue Gedanken gehören in einen neuen Abschnitt. Beachten Sie Gross- und Kleinschreibung und bemühen Sie sich um fehlerfreies Deutsch. Einzelne Wörter in Grossbuchstaben hervorzuheben ist verpönt. Mails ohne Anrede, in Kleinbuchstaben und ohne Satzzeichen gelten in der Geschäftswelt als unprofessionell und unhöflich.

Ineffizient: Bandwurm-Mails

Löschen Sie in Ihrer Antwort die vorgängige Mail oder programmieren Sie Ihren Computer so, dass er dies tut. Ihr Empfänger soll nur das Neuste auf dem Bildschirm sehen. Löschen Sie bei Antwortmails in der Betreffzeile die überzähligen «RE:» und «AW:». Wählen Sie stattdessen einen aktuellen, aussagekräftigen Betreff: statt «RE: Anfrage» lieber «Danke für Ihre Anfrage». 

Aufwendig: Ständig Mails checken

Praktisch jede Mail zieht eine Antwort nach sich. Je weniger Mails Sie verschicken, desto weniger müssen Sie beantworten. Lassen Sie sich von Ihrer Mailbox nicht knechten. Reservieren Sie sich bestimmte Tageszeiten, an denen Sie Mails lesen und beantworten. Beantworten Sie nur einfache und wichtige Mails sofort. Die anderen legen Sie in spezielle Themenordner ab. Reservieren Sie sich Zeit, um auch diese Mails zu beantworten. Teilen Sie einem Absender mit, wann er mit Ihrer Antwort rechnen kann. So vermeiden Sie Nachfragen, die Sie dann wieder beantworten müssen.

Wirkungslos: Schnickschnack

Fühlen Sie sich vom roten Ausrufezeichen neben dem Absendernamen auch genervt? Eben. Erfahrungsgemäss werden die unwichtigsten Mails mit hoher Prioritätsstufe verschickt. Mit einem aussagekräftigen Betreff gewinnen Sie mehr Aufmerksamkeit (zum Beispiel «Sitzung neu im Raum 304» oder «Drucker werden zwischen 12 und 13 Uhr ausgeschaltet»). Auf das Einrichten der Leseempfangsbestätigung können Sie verzichten, denn sie beweist nicht, dass der Empfänger die Mail wirklich gelesen hat.

Unerwünscht: Kiloweise Anhänge

Versenden Sie nicht unaufgefordert Attachments. Fragen Sie vorher den Empfänger, was er in welchem Format wünscht.

Unvollständig: E-Mail ohne Signatur

Beenden Sie Ihre Mail mit einer passenden Grussformel und Ihrer Signatur. Zur Signatur gehören Vorname, Name, Firma samt Adresse, Telefon- und Faxnummern, persönliche Mailadresse und der Link auf die Homepage. Schreiben Sie Ihren Vornamen aus. So weiss der Empfänger, ob er einer Frau oder einem Mann antworten soll.

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