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Dokumente digitalisierenSo sorgen Sie papierlos für Ordnung

Einen Ordner mit «2018» beschriften und den laufenden Papierkram darin sammeln? Richtig – wenn der Ordner digital und die Dokumente eingescannt sind.

Schluss mit dem Papierchaos: Viele Dokumente legt man besser digital ab.
von aktualisiert am 04. Januar 2018

Rechnungen, Quittungen, Briefe. Zu Hause auf dem Schreibtisch landet viel Papier, und die Aktenordner brauchen Jahr um Jahr mehr Platz.

Abhilfe schafft hier die Digitalisierung: Die meisten Alltagsdokumente lassen sich einscannen oder mit dem Smartphone fotografieren. Aufbewahren kann man sie dann in digitalen Ordnern, und das Original landet im Papierkorb.

Das schafft nicht nur Ordnung auf dem Schreibtisch – die Dokumente sind auch schneller aufzufinden. Wer sie in der Cloud speichert, hat sie auch unterwegs auf dem Smartphone immer dabei. Und wenn man noch mal etwas davon braucht, zum Beispiel einen Kassenbon als Garantienachweis, kann man ihn jederzeit ausdrucken.

Digitale Kopie oder doch Original?

Doch funktioniert die papierlose Ablage auch wirklich mit allen Dokumenten? Jein. In der Schweiz ist man rechtlich zwar nicht verpflichtet, Unterlagen aufzuheben. Aber bei vielen Papieren lohnt es sich, wenn man sie im Notfall zur Hand hat (zur Guider-Checkliste «Aufbewahrungsfristen: Wie lange sollte man Dokumente aufbewahren?»).

Auch gibt es oft keine verlässliche Regelung, was nur im Original gültig ist. Doch es gibt Anhaltspunkte. «Entscheidend ist die Wiederbeschaffbarkeit», sagt die Zürcher Rechtsanwältin Carola Reetz. Sie stellt seit zwei Jahren ihre Kanzlei auf papierlos um – und versucht das auch privat.

Behördliche Dokumente wie Geburtsurkunden oder Steuerbescheide erhält man problemlos als Abschrift. Aber: «Testamente, Vorsorgeaufträge, Patientenverfügungen, Zeugnisse, Prüfungsnachweise, Berufs- und andere Abschlüsse würde ich immer im Original behalten», empfiehlt Reetz. Dasselbe gilt für wichtige Verträge wie etwa Arbeitsvertrag, Versicherungen, steuerrelevante Unterlagen, Liegenschaftenkaufverträge, Hypothekarverträge sowie Ehe-, Erbschafts- oder Erbteilungsverträge.

«Man kann sagen: Alles, dessen Verlust die Existenz bedrohen könnte, sollte man im Original behalten.» Weniger wichtig sind dagegen Verträge zu Handy oder Zeitungsabo, denn die Anbieter verwalten die Verträge ebenfalls digitalisiert.

Die Rechnungen auch gleich ablegen

Doch Verträge nehmen gar nicht so viel Platz weg. Was den Schreibtisch ins Chaos stürzt, sind all die Quittungen sowie die Belege und Bescheide, die monatlich oder jährlich nur zur Information von Versicherungen und Banken verschickt werden. Die kann man ruhig digital aufbewahren.

Wer für die eingescannten Dokumente auf dem Computer eine ordentliche Ablage hat, kann dort auch gleich per E-Mail ankommende Rechnungen einsortieren. Carola Reetz scannt privat auch Kassenbons ein und wirft das Original weg. «Nach einiger Zeit kann man auf dem Thermopapier sowieso nichts mehr lesen.»

Mittlerweile empfiehlt sogar der Detailhändlerverband Swiss Retail Federation seinen Mitgliedern, jeden Kaufnachweis zu akzeptieren. «Unabhängig davon, ob es ein Original, ein ausgedruckter Scan oder eine Kopie ist», sagt Sprecher Thomas Meier. Dem Verband gehören unter anderen Ikea, Aldi, Landi, C&A, Hornbach oder Lidl an. Eine Garantie sei das aber nicht. Wer sichergehen will, sollte erst direkt im Geschäft nachfragen, bevor er die Quittung wegwirft.

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Checkliste «Aufbewahrungsfristen von Dokumenten» bei Guider, dem digitalen Berater des Beobachters

Nicht immer ist es leicht, mit dem Papierkram fertig zu werden. Noch komplizierter wird es wegen der unterschiedlichen gesetzlichen Verjährungsfristen. Kann der Vermieter nach vier Jahren noch Nebenkosten nachfordern? Wie lange sollte man Steuererklärungen sowie die Beilagen dazu aufbewahren? Mitglieder von Guider erhalten in der Checkliste «Aufbewahrungsfristen von Dokumenten» Antworten auf solche Fragen.

Schritt für Schritt den Papierkram digitalisieren

1. Dokumente digitalisieren

Am besten geht das mit einem Scanner – entweder als separates Gerät oder integriert in einen Multifunktionsdrucker. Praktisch sind Duplex-Scanner, die die Vorder- und die Rückseite automatisch einlesen. Abgespeichert wird am besten im PDF-Format. Bei relativ wenig Dokumenten liefert auch die Smartphone-Kamera brauchbare Ergebnisse. Eine kostenlose Spezial-App wie Office Lens oder Adobe Scan verbessert übrigens die Lesbarkeit.
 

 

2. Eindeutige Dateinamen

Das systematische Benamsen der Dokumente ist das A und O einer brauchbaren Digitalablage. Dass sich hinter dem Namen «2018-01-04 Quittung Luftbefeuchter» die Quittung für den Luftbefeuchter verbirgt, den man am 4. Januar 2018 gekauft hat, dürfte jedem klar sein.
 

 

3. Digitale Aktenordner

Spezielle Dokumentenmanagement-Software kann bei der Verwaltung der digitalisierten Dokumente helfen. Doch sie kostet Geld, und es gibt keine Garantie, wie lange es den Anbieter gibt und die angelegte Datenbank lesbar ist. Langfristig auf der sicheren Seite ist, wer seine Dokumente einfach selber in Ordner einsortiert und etablierte Dateiformate wie PDF und JPG verwendet. In einem zentralen Ordner für digitale Dokumente kann man Unterordner für Versicherung, Steuern, Bank, Kinder, Telefon, Haus und so weiter anlegen, die man ihrerseits unterteilen kann. Mit mehr als drei Unterebenen wird es aber langsam unübersichtlich.
 

 

4. Sicher abspeichern

Wer seine Dokumente nur zu Hause braucht, speichert sie auf der Festplatte ab. Wer auch von unterwegs darauf zugreifen will, legt sie in die Cloud. Viele Cloud-Dienste bieten gratis Speicherplatz und Apps für den Fernzugriff. Nur die wenigsten verschlüsseln die persönlichen Daten aber und speichern sie geschützt in der Schweiz.

MyCloud von Swisscom bietet viel Platz und speichert in der Schweiz, das Verschlüsseln muss aber der Nutzer mit Zusatzsoftware wie Boxcryptor umständlich selbst übernehmen. Andere Anbieter wie Teamdrive und Wölkli bieten zwar weniger kostenlosen Speicher, verschlüsseln die Daten aber automatisch und speichern sie in Deutschland beziehungsweise in der Schweiz.

Alternativ kann man die Daten in der eigenen Cloud auf einem Netzwerkspeicher (NAS) aufbewahren. Diese per Internet erreichbare externe Festplatte steht in den eigenen vier Wänden, einfache Modelle wie von Western Digital, Synology oder Qnap kosten ab 200 Franken. Apps für den Fernzugriff gibts kostenlos dazu. Allerdings ist der Nutzer hier für die Sicherheit seiner Daten selbst verantwortlich.
 

 

5. Sicherheitskopie anfertigen

Unerlässlich ist schliesslich eine Sicherheitskopie der Dokumente. Bei einem Festplatten-Crash gehen sie sonst verloren. Je nach Grösse des Dokumentenordners eignet sich als Back-up-Medium ein USB-Stick, eine externe Festplatte oder ein Netzwerkspeicher. Sicherheitsexperten empfehlen ausserdem, dass man von Zeit zu Zeit zusätzlich ein verschlüsseltes Back-up in einer Cloud abspeichert. Auf diese Weise gehen bei einem Diebstahl oder Brand zu Hause nicht alle Dokumente verloren.

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Christian Gmür, Content Manager Ratgeber

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