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Aufbewahrungspflicht

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Eine Aufbewahrungspflicht haben Unternehmungen, die juristische Personen sind (zum Beispiel Aktiengesellschaft, GmbH), oder Einzelfirmen mit einem Mindestjahresumsatz von 500’000 Franken. Das Obligationenrecht spricht von der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung und legt detailliert dar, wie diese Pflicht zu erfüllen ist. Dazu gehört auch die Vorschrift, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege, der Geschäfts- und Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahrs.

Im Unterschied dazu haben Privatpersonen keine Aufbewahrungspflicht. Im Prinzip können sie alle ihre Papiere und Dokumente wegwerfen. Allerdings kann dies rasch zu Problemen führen, wenn man zum Beispiel beweisen muss, dass man eine Rechnung bezahlt oder – bei einer Bewerbung – eine bestimmte Ausbildung absolviert hat. Oder wenn die Krankenkasse nach medizinischen Befunden fragt, wenn man eine Zusatzversicherung abschliessen möchte.

Grundsätzlich lassen sich zwar sehr viele Papiere wieder beschaffen (zum Beispiel Geburtsschein, Arbeitszeugnis, Erbteilungsvertrag). Doch da dies in der Regel mit Kosten verbunden ist, kann das teuer werden – wenn zum Beispiel die Bank einen Beleg drei Jahre zurück suchen muss. Oder es kann sehr aufwendig werden, wenn man im Heimatstaat Dokumente beschaffen muss. Deshalb lohnt es sich, doch eine Reihe von Papieren aufzubewahren.

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Checkliste «Aufbewahrungsfristen von Dokumenten» bei Guider, dem digitalen Berater des Beobachters

Nicht immer ist es leicht, mit dem Papierkram fertig zu werden. Noch komplizierter wird es wegen der unterschiedlichen gesetzlichen Verjährungsfristen. Kann der Vermieter nach vier Jahren noch Nebenkosten nachfordern? Wie lange sollte man Steuererklärungen sowie die Beilagen dazu aufbewahren? Mitglieder von Guider erhalten in der Checkliste «Aufbewahrungsfristen von Dokumenten» Antworten auf solche Fragen.