Wer alles sofort erledigt, schadet sich selber

Das E-Mail-Postfach ist leer. Die Nachrichten im Chat sind alle beantwortet. Die Präsentation für nächste Woche ist finalisiert und abgelegt. Und auch die Anfrage aus der Nachbarabteilung wurde bereits erledigt. Ein Blick auf die Uhr zeigt: Es ist 10.15 Uhr. Eine Szene, die das Ideal der modernen Wissensarbeit darstellt, kann auf ein Phänomen hinweisen, das Arbeitspsychologen zunehmend beschäftigt: Präkrastination.

Der Begriff beschreibt das sofortige Erledigen von Aufgaben und bildet damit das Gegenstück zur Prokrastination, bei der Arbeit aufgeschoben wird. Prokrastination, auf Deutsch auch Aufschieberitis genannt, tritt laut Studien bei gut 15 bis 20 Prozent der Bevölkerung regelmässig auf. Eine Ballungszone ist die Universität: Rund 40 bis 50 Prozent der Studierenden prokrastinieren öfters bis häufig. Darum erhielt das Verhalten Ende der 1990er-Jahre auch den Übernamen «Studentensyndrom».

Präkrastination hingegen ist ein noch sehr junges Forschungsfeld. Das Verhaltensmuster wurde gemeinsam mit der Prokrastination zwar bereits in den 1950er-Jahren beschrieben, der Begriff kam aber erst 2014 das erste Mal auf. Er geht auf den Kognitionspsychologen David Rosenbaum zurück. Bei einer Experimentreihe stellte er fest, dass neun von zehn Teilnehmenden unter kognitiver Belastung die nächstliegende Teilaufgabe als Erstes erledigten – selbst wenn es insgesamt zu einem höheren Aufwand führte.

Die Forschung zeigt, dass Menschen oft nicht aus Dringlichkeit präkrastinieren, sondern um offene Aufgaben mental schnellstmöglich abzuhaken. «Präkrastinierer neigen dazu, ihre mentale Last zu bewältigen. Erledigte Aufgaben sind eine Sorge weniger», erklärt Florian Becker, Psychologe und Ratgeberautor aus München.

Anerkanntes Verhalten mit Schattenseiten

Während Studierende eher aufschieben, bietet der digitalisierte Büroalltag den idealen Nährboden für das Soforterledigen. Die Arbeit ist immer fragmentierter und schneller. Sobald ein E-Mail eingetroffen ist, verlangt sie nach einer Reaktion. Für Berichte braucht es Daten, Excel-Tabellen bedürfen der ständigen Optimierung. Alles passiert sofort. In der Wirtschaftswelt fällt Präkrastination daher auch kaum auf. Im Gegenteil: Wer sofort reagiert, gilt oft als engagiert und leistungsbereit. Präkrastinierer sind gern gesehene Kolleginnen und Kollegen. Sie nehmen Aufgaben bereitwillig an und sagen selten Nein. Und hier offenbart sich die Schattenseite der vermeintlich hohen Produktivität.

Das Gehirn registriert jede erledigte Aufgabe als Fortschritt und schüttet kurzfristig Belohnungshormone aus. Der Effekt verpufft jedoch schnell. Es entsteht ein Kreislauf aus Abarbeiten, Erleichterung und erneutem Aktivismus. «Eigentlich ist das selbst gemachter Stress; die Betroffenen nehmen so viel auf sich und priorisieren nicht mehr richtig, sodass sie in einen ineffizienten Aktionismus verfallen», sagt Becker. Hält dieses Verhalten über Jahre an, kann es zu Stresserkrankungen wie Angst und Depression, aber auch zu einem Burn-out führen. Becker warnt: «Und dann geht vielleicht gar nichts mehr. Selbst Zähneputzen wäre zu viel.»

Zudem verlieren Betroffene den Blick für die Tragweite von Aufgaben und können Prioritäten nicht mehr richtig einschätzen. Hier muss gegengesteuert werden, beispielsweise durch das Definieren von fixen Zeitblöcken, in denen E-Mails bearbeitet oder strategische Aufgaben angegangen werden. Führungskräfte sollten ihren Teammitgliedern auch stets vermitteln, dass nicht die Reaktionsgeschwindigkeit die Leistung ausmacht, sondern die Wirkung.

Handeln, aber wie?

Wer sich in diesen Mustern wiedererkennt, sollte laut Becker innehalten und eine langfristige Vision für die kommenden drei bis zehn Jahre entwickeln. Klare Ziele erleichtern die Priorisierung und helfen dabei, Grenzen zu setzen und Aufgaben auch einmal abzulehnen. Denn: «Wichtige Lebensfragen bleiben bei der Bewältigung kleiner, zum Teil sinnentleerter Aufgaben auf der Strecke.»

Damit rückt Präkrastination nahe an die Prokrastination heran. Beide Verhaltensweisen führen dazu, dass strategisch relevante Aufgaben vernachlässigt werden. Der Unterschied liegt lediglich in der Fluchtrichtung: Die einen schieben auf, die anderen erledigen alles (ausser vielleicht das Wichtige) sofort.

Früher zu handeln, bedeutet nicht zwingend, besser zu handeln. Eine Replikationsstudie aus dem Jahr 2023 zur Untersuchung von David Rosenbaum zeigte: Unter den Teilnehmenden, die stets die schnellste Option wählten, löste nur eine einzige Person die kognitive Aufgabe korrekt. Die Forschenden begründen die hohe Fehlerquote damit, dass Schnelligkeit vor gründliches Nachdenken gestellt wird.

Prokrastinierer tendieren zudem dazu, kreativer zu sein. Forschende der University of Melbourne fanden Hinweise darauf, dass das bewusste Hinauszögern von Entscheidungen bei kreativen Fragestellungen vorteilhaft sein kann. Wer sich nicht sofort auf den ersten Impuls festlegt, lässt Ideen reifen und prüft alternative Lösungswege. In kreativen Berufsfeldern kann dieses «Aufschieben» die Qualität der Ergebnisse nachweislich steigern.

Ein grosser Unterschied liegt aber in der Auslegung: Prokrastination ist im chronischen Fall eine Arbeitsstörung und kann als solche behandelt werden. Präkrastination wird vor allem als Verhaltenstendenz bei der Aufgabenbewältigung erforscht. Ganz vermeiden lässt sie sich daher nicht. Besonders in dynamischen Organisationen ist schnelle Reaktion manchmal sogar notwendig. Problematisch wird es jedoch, wenn es zu einer systematischen Verschiebung der Prioritäten kommt.

Hinweis: Dies ist ein Artikel der «Handelszeitung».