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Bewerbungen«Leider müssen wir Ihnen mitteilen…»

Absagen auf Bewerbungen sind frustrierend – erst recht, wenn sie als Standardschreiben daherkommen. Wer bei der Firma nachhakt, kann eventuell etwas dazulernen.

Guter Rat: «Nehmen Sie eine Absage ernst, aber nicht persönlich.»
von aktualisiert am 09. August 2018

Meist reicht schon das erste Wort, und man weiss: wieder nichts. «Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir die Stelle in der Zwischenzeit mit unserem Wunschkandidaten besetzen konnten. Wir danken für das Interesse…» Wer hat sich nicht schon über die Versatzstücke aus standardisierten Absageschreiben geärgert? Schliesslich war man überzeugt: Ich hätte zum Stellenprofil gepasst und habe ein gutes Dossier abgeliefert. Umsonst – leider.

Was Laufbahnberater in solchen Fällen empfehlen, klingt ebenfalls wie aus der Floskelkiste: «Nehmen Sie eine Absage ernst, aber nicht persönlich.» Ihr Rat ist rea­listisch. Gerade grosse Firmen ertrinken beinahe in der Flut von Bewerbungen Bewerbungen In 15 Sekunden zum Erfolg . Personalfachleute haben kaum Zeit, allen Kandidaten persönlich zu antworten. Dazu müssten sie jedes Dossier nochmals lesen. Aber selbst dann begäben sich die HR-Abteilungen aufs Glatteis, denn nur anhand schriftlicher Unterlagen ist eine auf die Person zugeschnittene Begründung schier unmöglich. Wer in der ersten Selektionsrunde herausfliegt, bekommt deshalb in aller Regel einen Standardtext.

Nachhaken kann weiteren Frust erzeugen

Abfinden müssen sich Abgelehnte damit aber nicht. Nach genaueren Gründen zu fragen ist erlaubt und empfehlenswert. «Vor allem, wenn man den Eindruck hat, die Anforderungen erfüllt zu haben», sagt die Laufbahnberaterin Claire Barmettler.

Jobsuchende sollten aber wissen: Mit der Absage hat die Personalabteilung ihre Arbeit erledigt. Wenn sie weitergehende Auskunft gibt, ist das Goodwill.

Hinzu kommt: Nachhaken birgt weiteres Frustpotenzial. Gut möglich nämlich, dass der Anrufer abgewimmelt wird, wiederum nur Floskeln zu hören bekommt – oder dass sich die Personalchefin angesichts der turmhohen Stapel an Bewerbungsmappen gar nicht an den Einzelnen erinnern kann.

In anderen Fällen erfährt man vielleicht tatsächlich Nützliches: Das Dossier war zwar ansprechend und überzeugend – aber es wurden drei Kandidaten eingeladen, die in wesentlichen Aufgabengebieten mehr Berufserfahrung mitbringen.

Oder: Bei derart vielen Bewerbungen musste nach einem Raster aussortiert werden – wer ungenügende Fremdsprachenkenntnisse hatte oder zu wenig Führungserfahrung, war gleich aus dem Rennen. So weiss man wenigstens ansatzweise, woher das «Leider» rührt.

Lernen, wie Personalfachleute ticken

Die Laufbahnberaterin Claire Barmettler sagt: «Nachfragen hilft, eine Absage besser einordnen zu können.» Es sei eine gute Strategie gegen lähmende Selbstzweifel und gegen die Gefahr, sich etwas zusammenzureimen, was mit der Wirklichkeit nichts zu tun habe.

Ein klärendes Gespräch kann zeigen: Ich bin nicht verkehrt, meine Chancen sind intakt – aber für diese Position hätten mir wesentliche Qualifikationen gefehlt. Ein wichtiger Hinweis also, wie das Jobprofil weiter zu schärfen, wie die Attraktivität für den Arbeitsmarkt zu steigern ist. Und auch: wie Personalfachleute ticken.

Dass diese von sich aus aktiv werden und zum Telefon greifen, ist ebenfalls möglich – dann nämlich, wenn Firmen einem Kandidaten nach einem Vorstellungs­gespräch absagen müssen. Bei solchen Absagegesprächen können Bewerber mit einem fairen und offenen Feedback rechnen, sprich: Sie bekommen Infos geliefert, die sie weiterbringen. Es wird zurückgemeldet, was der Kandidat gut gemacht hat und was er verbessern kann oder sollte. Vielleicht muss er fachliche Defizite beheben. Vielleicht gibt es aber auch Unvorteilhaftes an seinem Verhalten.

«Bleiben Sie positiv in Erinnerung!»

Egal, ob ein Bewerber selbst anruft oder angerufen wird: immer sportlich bleiben. Auch das klingt wie ein Standardspruch, ist aber wörtlich zu nehmen. Bei Personalfachleuten kommt es schlecht an, auf ein Nein beleidigt zu reagieren, zu jammern oder den Entscheid anzuzweifeln. Und wer weiss: Sollte in naher Zukunft wieder eine Stelle des gleichen Unternehmens ausgeschrieben sein, die dem Profil des Bewerbers noch besser entspricht, bleibt dem Personalchef der Name eher positiv in Erinnerung.

Tipps: So fragen Sie bei einer Absage richtig nach

  • Vorwürfe vermeiden: Suchen Sie das Gespräch in aufgeräumter Stimmung. Warten Sie, bis sich die erste Enttäuschung gelegt hat. Sie laufen sonst Gefahr, dem Gegenüber vorwurfsvoll zu begegnen. Vermeiden Sie Aussagen wie: «Ich bringe doch alles mit, was gefordert wurde. Haben Sie das nicht gesehen?»

  • Vorausschauend sein: Um eine Absage zu versachlichen, hilft folgende Überlegung: Beim Bewerbungsprozess ist derjenige, der die Stelle will, draus­sen, die Personalfachleute sind drinnen. Der eine klopft an, die anderen entscheiden, wem sie öffnen. Dieses Gefälle ist kein Grund zum Ärger. Im Gegenteil: Es lohnt sich, zur Personalabteilung einen guten Draht herzustellen, denn bei der nächsten Bewerbung sind die Fachleute dort wieder die Adressaten. Dass diese eine Absage erteilten, gehört zu ihrem Job. Halten Sie sich das vor Augen, ehe Sie nachhaken.

  • Besser mündlich statt schriftlich: Wer schriftlich nachfragt, wird eher nur eine Standardantwort bekommen. Es kann sich lohnen, sich einen Ruck zu geben und zum Hörer zu greifen. Oft ergibt sich daraus ein Gespräch, von dem man profitiert. Wichtig: Vergewissern Sie sich, dass der Ansprechpartner Zeit hat. Und seien Sie sich bewusst: Sie wollen etwas von ihm wissen, nicht umgekehrt. Fassen Sie sich kurz und notieren Sie vorher die wichtigsten Fragen.

  • Professionell wirken: Vermitteln Sie dem Gesprächspartner folgenden Eindruck: Ich möchte etwas lernen für die künftige Stellensuche, ich möchte Kritik konstruktiv aufnehmen. Je professioneller Sie das Gespräch gestalten, desto angenehmer ist der Kontakt. Und desto grösser ist die Chance, dass Sie als souveräne Bewerberin in Erinnerung bleiben.

  • Die richtigen Fragen stellen: Was hat gefehlt im Lebenslauf, damit ich eine Runde weitergekommen wäre? Wo sollte ich mich gezielt weiterbilden? Wo gibt es Verbesserungspotenzial im Dossier? Wie ist aus Ihrer Sicht das Vorstellungsgespräch verlaufen? Gibt es bei meinem Verhalten, meinem Auftreten etwas zu verbessern?

  • Forsche Fragen vermeiden: Folgende Fragen sollte man sich besser verkneifen: Wer hat die Stelle bekommen? War ich für den Job zu alt? War ich Ihnen zu teuer

Absage: Was sie über die Firma aussagt

Keine Antwort: Dass Bewerbungsunterlagen im Papierkorb landen, passiert leider immer häufiger. Das lässt entweder auf viel Stress in der Personalabteilung oder auf wenig Respekt und Verantwortung gegenüber den Arbeitsuchenden (und den Arbeitnehmenden) schliessen. So oder so: Zum Glück hats nicht geklappt.

An der Briefmarke gespart: Diese Firma wird auch bei den Löhnen jeden Rappen spalten. Vergessen Sies!

Unterlagen kommen schlampig retour: Es kommt schonmal vor, dass die Dossiermappe geknickt oder nur noch lose Blätter zurückgeschickt werden - dass der Bewerber das Dossier vielleicht ein weiteres Mal verschicken möchte, kann man sich hier offenbar nicht vorstellen. Spricht für einen Mangel an Vorstellungskraft und Sensibilität. Da wäre keine Antwort stilvoller gewesen.

Kurzer Zwischenbericht nach drei Tagen: Hier haben die Verantwortlichen gelernt, dass nicht nur der coole Werbespot im Fernsehen und der glänzende Marmor in der Empfangshalle das Image der Firma positiv zu beeinflussen vermögen. Bravo!

Mitteilung, dass der Lebenslauf behalten wird: Gut organisiert ist man hier allemal. Und vermutlich macht die Bewerbung keine so schlechte Falle. Oder ist der Personalverantwortliche einfach nur ein herzensguter Mensch, der sich nicht überwinden kann, Klartext zu sprechen? Bei erneuter Kontaktaufnahme unbedingt vorsichtig abklären.

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