In die 24 Stunden eines Tages soll möglichst viel reinpassen Arbeitsstress Wie den Stress im Job reduzieren? : Familie, Haushalt, Büro, Freundschaften, Sport, Freizeit, Entspannen, Schlafen. Das wird bei vielen knapp – oft weil sie die Aufgaben falsch priorisieren.

Helfen kann das Pareto-Prinzip. Es ist benannt nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto (1848–1923). Er hatte aus Statistiken seiner Zeit herausgelesen, dass 20 Prozent der Bevölkerung über rund 80 Prozent des Grundbesitzes verfügten, in den 1980er-Jahren bestätigte sich dieses Verhältnis auch für das Vermögen. Unternehmen sollten sich daher hauptsächlich um diese 20 Prozent kümmern, um ihren Gewinn effektiver steigern zu können. Im Lauf der Zeit bestätigten andere Forscher, dass dieses Verhältnis von 80:20 überraschenderweise auch auf Zusammenhänge in der Natur und auf vielen Lebensbereiche zutrifft.

Die Hebelwirkung

Das 80:20-Prinzip lässt sich auf das Zeitmanagement übertragen und bedeutet dann: Wer eine Aufgabe vor sich hat, kann sie mit einem Fünftel des Gesamtaufwands bereits zu vier Fünfteln erfüllen. «Entscheidend ist diese Hebelwirkung: dass der geringe Aufwand viel Wirkung hat», sagt der Basler Produktivitätstrainer Ivan Blatter. «Dabei ist das Verhältnis 20:80 nicht wirklich entscheidend, tatsächlich kann es auch 10:90 betragen, 30:70 oder auch nur 10:70.»

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Wenn die Aufgabe allerdings perfekt gelöst sein soll, also zu 100 Prozent, braucht es die restlichen 80 Prozent Anstrengung. Ein riesiger zusätzlicher Aufwand, der das Ergebnis nur wenig verbessert – möglicherweise ohne dass es auffällt. Oder noch schlimmer: Die Aufgabe hätte vielleicht gar nicht gelöst werden müssen.

«Die wenigsten Aufgaben müssen perfekt erledigt werden.»

Ivan Blatter, Selfmanagement- und Produktivitätscoach

Nicht selten baut sich mit dem 100-Prozent-Anspruch zu Hause und im Büro Stress am Arbeitsplatz Die Firma haftbar machen ein scheinbar unüberwindbarer Berg von Aufgaben auf. Ein lähmender Druck, der die Konzentration mindert – und dazu führt, dass viele lieber einen Schwatz halten oder ständig in die Kaffeeküche wandern, nur um das Abarbeiten zu verschleppen. Dieses Hinausschieben nennt man Prokrastinieren.

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«Tatsächlich müssen die wenigsten Aufgaben perfekt erledigt werden. Es reicht, sie ordentlich zu erledigen», sagt Zeitmanagement-Experte Blatter. Aber es braucht Mut und auch etwas Erfahrung, eine Aufgabe richtig einzuschätzen. Dass Kolleginnen und Kollegen den Eindruck erhalten könnten, man sei faul oder bequem – darin sieht Blatter keine Gefahr. «Im Gegenteil: Sie erkennen, dass man in kurzer Zeit sehr viel leistet.»

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Was es braucht

Es lohnt sich, wenn man die Aufgaben gut vorsortiert. «Wichtig ist, die entscheidenden 20 Prozent zu erkennen, die dann auch die 80 Prozent des Ertrags und damit die Hebelwirkung bringen», so Blatter.

Zudem sollte man die innere Uhr berücksichtigen Gesundheit Im Takt der inneren Uhr : Geist und Körper arbeiten von 8 bis 12 Uhr am produktivsten. Nach dem Mittagessen lässt die Leistung deutlich nach. Länger im Büro zu bleiben, ist eher eine Quälerei: Eine australische Studie zeigte, dass nach fünf Arbeitsstunden die kognitiven Fähigkeiten nachlassen.

Zu der Erkenntnis kamen zu Beginn des 20. Jahrhunderts auch schon die beiden Psychologen Robert Yerkes und John Dodson. Die nach ihnen benannte Yerkes-Dodson-Kurve zeigt, dass die Produktivität ständig zunimmt, bis sie ihren Scheitelpunkt erreicht – und dann durch Erschöpfung, Stress oder Frust genauso stark wieder abfällt, egal wie lange man weiterarbeitet und Zeit investiert. «Ein gutes Zeitmanagement hat zudem einen positiven Einfluss auf die Gesundheit und das Stressmanagement. Man ist vor allem zufriedener», sagt Blatter, auch aus eigener Erfahrung.

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Gefahr von Depressionen

Perfektionisten dagegen leben gefährlich. Oft wollen sie nur den Ansprüchen anderer gerecht werden und sind ständig unzufrieden, weil das nicht zu schaffen ist. Auf Dauer nehmen das Psyche und Körper übel, man ist leicht erregbar und zieht sich zurück, es kann zu Essstörungen Test Habe ich eine Essstörung? und Depressionen kommen. Das Pareto-Prinzip hilft dabei, pragmatischer an Aufgaben heranzugehen, und lässt nach der Arbeit auch noch Leben übrig.

Tipps: Wenig Aufwand, grosse Wirkung

Büroarbeit

Alle Aufgaben auflisten. Die streichen, die nicht wirklich Erfolg bringen («nice to have») oder die gut delegiert werden können. Dann aus der Liste jene Aufgaben zügig abarbeiten, die ordentlich, aber nicht perfekt erledigt werden müssen. Die verbliebene Zeit für Arbeiten nutzen, die wirklich besonders gut werden müssen und keinen Zeitdruck vertragen, oder für Experimente, Kreatives, Ideen, Innovationen. Oder einfach Feierabend machen.
 

Saubermachen

Im Alltag und vor Besuch sichtbare Flächen clean halten: Kleidungsstücke wegräumen, Staub saugen, Tisch wischen, Geschirr in die Spülmaschine. Wie es hinter den Büchern im Regal, im Keller oder auf dem Estrich aussieht, sehen die Gäste nicht. Ähnlich ist es mit dem Schreibtisch oder dem Autoputzen: Mit 20 Prozent Aufwand sind die meisten zufrieden, erst Kleinigkeiten aufpolieren frisst viel Zeit.
 

Ausmisten

Viele Kleiderschränke quellen über. Doch nur ein kleiner Teil der Kleider wird tatsächlich getragen. Ähnlich sieht es häufig in Keller, Garage und Estrich aus («Das kann man irgendwann mal gebrauchen»). Ausmisten ungenutzter Dinge Entsorgung Wohin mit all dem Zeug? gibt mehr Luft zum Atmen und schafft Platz für Neues. Und die meisten ungenutzten Dinge werden nicht vermisst.
 

Lernen

Häufig ist nur ein kleiner Teil des Lernstoffs wirklich essenziell. Wenn man den gleich zu Beginn intensiv lernt, bringt das Sicherheit. Die restliche Zeit sollte man für das Erlernen wertvoller Details verwenden.
 

Schriftliches

Ob E-Mail, Referat, Hausarbeit oder Brief: Die meiste Zeit geht beim Versuch verloren, den perfekten Anfang und die perfekte Form zu finden. Dabei ist meist mit wenigen zielgerichteten Sätzen alles gesagt und allen gedient. Am Ende noch einmal kurz auf Korrektheit prüfen – fertig.
 

Präsentationen

Schon mit wenigen, aber klaren Worten oder Folien lässt sich ein Thema zu einem grossen Teil verständlich abhandeln. Und man überfordert nicht mit unwichtigen Details. Einfaches Layout statt Kunst, denn das lenkt nur vom Wesentlichen ab – und kostet zu viel Zeit.

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Weshalb Stress auf den Magen schlägt

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Die meisten kennen es: Man ist nervös und muss dringend auf die Toilette oder hat Bauchweh. Weshalb Stress auf den Magen schlägt, erklärt Dr. med. Twerenbold.

Quelle: Beobachter Bewegtbild

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